Užitočné tipy

Efektívne plánovanie a organizácia pracovného dňa: metódy, pravidlá a prečo je to dôležité

Pin
Send
Share
Send
Send


Pamätajte na svoje najväčšie zlyhania v živote. Spory, nedorozumenia, ktoré celý váš život zmenili negatívnym smerom. Neúspešné skúšky, pracovné pohovory atď. Dôvody takýchto neúspechov sú podobné. Spravidla sú výsledkom zlej prípravy a bezmyšlienkových krokov, ďalej sa pozrieme na to, ako všetko zvládnuť a naplánovať deň / týždeň.

Čo sa stane, keď športovec zastaví tréning mesiac pred olympijskými hrami - zručnosti a svalová sila sa výrazne oslabia a zaujme jedno z posledných miest. Rovnako ako v športe, v každom podnikaní potrebujete dobrú prípravu, bez ktorej sa šance na úspech výrazne znížia.

Kľúčovým faktorom pri príprave je plánovanie „Pravidlo 6 P“: Správne vykonané plánovanie zabraňuje poklesu produktivity.

Nižšie uvediem 7 spôsobov, ako držať krok s riadnym plánovaním dňa, týždňa.

Na čo slúži zoznam úloh?

Najprv budeme analyzovať, ako funguje náš mozog. Zistilo sa, že v našich hlavách nemôžeme mať viac ako 7 + 2 prípady alebo dôležité myšlienky. Aby ste to zaistili, spočítajte, koľko kruhov je na obrázkoch zobrazené:

Obr. 1Obr. 2Obr. 3

Obr. 4Obr. 5

Na určenie počtu objektov na obrázkoch 1, 3 a 4 s najväčšou pravdepodobnosťou stačí jeden pohľad.

Pokiaľ ide o obrázky 2 a 5, jeden pohľad nebol dostatočný, bolo potrebné zvážiť osobitne. Čím menej objektov, tým ľahšie je spravovať. Hranica v mozgu prichádza, keď je množstvo vyššie ako 7 + -2.

Situácia je tiež s myšlienkami, zároveň v našej hlave nemôžeme ukladať viac ako 7 + -2 úlohy, ostatné sú zabudnuté.

Plánovanie pracovného dňa

V 21. storočí sa rytmus života výrazne zrýchlil a naberá na sile. Ak bolo predtým úspešné, bolo potrebné vykonať jedno množstvo práce, ale teraz, aby sme dosiahli úspech, je potrebné urobiť oveľa viac. A ľudia sa začínajú stretávať s nedostatkom času. Ak vykonávate všetky každodenné úlohy, ktoré nám každý deň vrhá život, nezostáva absolútne žiadny čas.

Plánovanie pracovných dní je nástroj, ktorý pomáha nielen efektívne využívať pracovný čas, ale tiež ho skracuje. Toto nie je banálny zoznam úloh, ktorý musí byť vyplnený v prísnom poradí. Plánovanie je schopnosť vybrať si, čo treba urobiť, prečo a kedy.

Preto kompetentné plánovanie nielen štruktúruje všetko, čo robíte za deň, ale tiež uvoľňuje váš čas. Najprv musíte vykonať najdôležitejšie veci - to je hlavné pravidlo riadenia času. Je užitočné pre každú osobu, ktorá má voľný čas v práci a nemá jasný rozvrh na správne rozdelenie svojho času.

Čo zahŕňa plánovanie?

Plánovanie pracovného času zahŕňa:

  • Stanovenie priorít.
  • Výber dôležitých úloh.
  • Vyhľadajte najlepšie spôsoby ich riešenia.
  • Vyhľadajte si zamestnanie vo svojom voľnom čase.

priorít Pomáha vám pochopiť, čo si vyžaduje pozornosť, čo možno vyriešiť samo osebe a na ktorú záležitosť musíte jednoducho ignorovať. Čas a informácie sa stali oveľa cennejšími ako predtým a nahnevať sa na to, čo neprináša výsledok, je zbytočné.

Výber dôležitých úloh - Takmer rovnaké ako stanovenie priorít, iba v rámci jedného pracovného dňa. Vyberáte si, čo prinesie dôležité výsledky, čo treba urobiť naliehavo a čo možno odložiť.

Nájdenie najlepších spôsobov riešenia problémov - veľmi dôležitý bod. Pri plánovaní musíte zvážiť nielen to, čo budete robiť, ale aj to, ako je to najlepšie urobiť. Je dôležité nielen šetriť čas, ale robiť všetko čo najrýchlejšie a najúčinnejšie.

Práca s voľným časom Mali by sa zahrnúť aj do pracovného plánu. Máte zadarmo 2 hodiny denne, ktoré môžete na niečo minúť? Môžete to povedať šéfovi a on vás bude zaťažovať prácou, môžete urobiť samovzdelávanie alebo sa môžete snažiť vyvinúť vlastný projekt.

Prečo je dôležité naplánovať pracovný deň?

Každý, kto sa niekedy stretol s nezávislou osobou, obchodom alebo „dobrovoľníckou prácou“ (ako taxík), chápe dôležitosť usporiadania vecí počas dňa. Väčšina úradníkov napríklad nepovažuje za potrebné naplánovať si pracovný deň.

V skutočnosti je hlavným dôvodom plánovania vášho pracovného dňa zvýšenie vašej vlastnej efektívnosti. Ak počúvate svoje vlastné telo, môžete pochopiť, že niektoré veci sa vám dávajú lepšie naraz a iné - inokedy. Napríklad je pre vás pohodlnejšie telefonovať iným spoločnostiam po obede, pretože ste sa už prebudili, ale ešte ste sa neunavili, a monotónna práca je večer rýchlejšia, takže je lepšie odložiť informácie do databázy o 5-6 hodín.

Pri plánovaní pracovného dňa sa nezohľadňujú iba základné prvky riešenia problémov, ale aj osobné preferencie každého človeka. Časový manažment nebol vykonaný s cieľom uložiť každému rovnakú šablónu vysokovýkonnej práce. Svoje úlohy musíte prispôsobiť charakteristikám svojho tela.

Organizácia a plánovanie pracovného dňa vám umožňuje robiť viac za kratší čas a nechať čas na to, čo sa vám páči.

Kto by mal plánovať svoj pracovný deň

Každý by mal mať možnosť naplánovať si svoj pracovný deň. Môžete tak ušetriť čas a pracovať efektívnejšie. Existujú však 3 kategórie ľudí, od ktorých sa vyžaduje len osobné plánovanie.

nezávislí. Najdisciplinovanejším zamestnancom je nezávislý pracovník. Nemá jasný rozvrh, ale iba konečný termín pripomína, že je čas sadnúť si, aby niečo urobil. Preto je pre nezávislých pracovníkov, ktorí pracujú s viacerými klientmi, veľmi dôležité naplánovať si pracovný deň. Často sa ukazuje, že nové objednávky sa objavujú s rozdielom jeden až dva dni, a ak sa presuniete do posledného obdobia, možno nebudete mať čas na prácu na dvoch projektoch.

podnikatelia. Všetko je tu takmer rovnaké ako na voľnej nohe. Najmä ak ide o podnikanie online. Na jednej strane môžete relaxovať doma, keď vaši zamestnanci pracujú, ale na druhej strane bude tento prístup nevyhnutne neúspechom. Na západe medzi podnikateľmi sa darí kultu workoholikov. Veria, že ak nepracujete 60 hodín týždenne, potom ste leniví a v podnikaní nemáte čo robiť.

vedúci. Vodca nebude vždy podnikateľ. Majiteľ spoločnosti sa nemôže aktívne zúčastňovať na záležitostiach svojej spoločnosti, ale za fungovanie celého mechanizmu zodpovedá jeho riaditeľ. Preto by mali lídri stredných a veľkých spoločností využívať svoj čas efektívne, pretože budúcnosť spoločnosti v dlhodobom horizonte závisí od ich rozhodnutí. Plánovanie pracovného dňa vedúceho je spôsob, ako čo najefektívnejšie rozdeliť čas medzi strategicky dôležité úlohy.

Metódy plánovania pracovného dňa

Na správne plánovanie pracovného dňa môže byť veľa metód. Ale jeden z najúčinnejších je Eisenhowerova matica, Jeho podstata je nasledovná.

Existujú 4 štvorce:

  1. Štvorec A - Naliehavé a dôležité záležitosti.
  2. Štvorec B - nie naliehavé a dôležité záležitosti.
  3. Štvorec C - naliehavé a nedôležité záležitosti.
  4. Štvorec D - nie naliehavé a nedôležité záležitosti.

Štvorec A takmer vždy by malo zostať prázdne. Pri správnom plánovaní by sa všetky dôležité otázky mali vyriešiť v kolónke B a mali by sa vykonať hneď, ako sa priblíži A.

Štvorec B - Toto sú dôležité veci, ktoré vám pomôžu dosiahnuť váš cieľ. Patria sem všetky úlohy, ktoré je potrebné splniť do jedného pracovného dňa.

Štvorec C znamená naliehavé a nepodstatné veci, ktoré je potrebné na účely výkonu odovzdať iným osobám. Živým príkladom naliehavých, ale nepodstatných vecí je privolať potenciálneho klienta. Zamestnanec to môže urobiť, lepšie sa sústrediť na iné veci.

Štvorec D znamená, že existujú naliehavé a nepodstatné veci, ktoré vás nepribližujú k cieľu, nedávajú pozitívne emócie a v zásade nie sú potrebné. Tento štvorec stojí za to zapísať všetky zbytočné nápady.

Takéto oddelenie prípadov podľa ich dôležitosti a naliehavosti vám umožňuje porozumieť tomu, na čo musíte počas pracovného dňa venovať pozornosť a na čo môžete bezpečne zabudnúť. Matica pomáha nielen v pracovných procesoch, ale aj v každodennom živote. Ak sa chcete naučiť angličtinu, je to pre vás zaujímavé a pomôže vám vo vašej kariére - toto je štvorec B. Ale ak sa chcete naučiť španielsky, len aby ste to vedeli - toto je D a na to môžete bezpečne zabudnúť.

Pravidlá plánovania pracovnej doby

Existuje niekoľko pravidiel, ako efektívne spravovať pracovný deň. Pre lepšiu prehľadnosť rozdelíme deň na 3 časti:

  • Začiatok pracovného dňa.
  • Hlavný pracovný tok.
  • Dokončenie.

Ráno je najdôležitejšou fázou. V závislosti od toho, koľko ste spali, ako ste vstali a čo ste urobili, záleží na vašej nálade, psychologickom prístupe a výkone.

Princípy „správneho“ rána zahŕňajú:

  • Pozitívny prístup. Ak sa zobudíte každý deň s myšlienkou, že svoju prácu nenávidíte, zníži sa produktivita. Pokúste sa začať ráno príjemnými myšlienkami.
  • Pokúste sa „hojdať“. Všimli ste si, že po rannom vstávaní budete potrebovať ďalších 30 - 40 minút, aby ste sa konečne dostali k vašim zmyslom? Toto je čas, ktorý nestojí za stratu. Ihneď po prebudení sa osprchujte, pripravte si kávu a namiesto pol hodiny „nikde“ si môžete dať raňajky v pokoji.
  • Pomalé raňajky a spôsob práce. Začať deň bez zhonu je veľmi dôležité. Keď sa ponáhľate, telo minú extra silu a nervy, ktoré by mohli viesť k produktívnejšej práci. Ak si nemôžete dovoliť výdatné raňajky a pokojnú cestu - choďte spať neskôr a vstaňte skôr.
  • Kľúčové úlohy Najúspešnejší podnikatelia tvrdia, že najdôležitejšie úlohy je potrebné riešiť ráno. Ako sa hovorí: „Ak chcete byť v čase, jesť žabu na raňajky.“ Úloha žabky je záležitosťou, ktorú nechcete vykonávať vôbec. Urobte to ráno a pozitívny postoj, že „žaba je zjedená“, zostane celý deň.

Hlavný pracovný tok pozostáva z nasledujúcich úloh:

  • Riešenie naliehavých úloh. Je dôležité si uvedomiť, že ak na vás počas pracovného dňa padne nejaká naliehavá záležitosť, nemusíte sa na ňu výlučne sústrediť. Najprv musíte pochopiť, či je to dôležité alebo nie. Ak je to dôležité, musíte k nemu okamžite pristúpiť. Ak nie, preneste zodpovednosť za jeho implementáciu na inú osobu.
  • Dodržujte termíny. Každý deň by ste si mali nastaviť približné dátumy, ktoré musíte zvládnuť s celým objemom úloh. Je dôležité, aby to nebolo „Urobte všetko do 18:00“, ale „O 14:00 - začnite s plánovaním o 15:00 - analyzujte ukazovatele, o 16:00 - vypracujte správu“ atď.
  • Objednávka pracoviska. Je to implicitný, ale veľmi dôležitý bod. Ak máte na stole neporiadok, vaše oči budú medzi nimi neustále stratené. A ak existuje nejaký cudzí dokument na pracovisku, môžete ho začať študovať a jednoducho stratiť 20 - 30 minút.
  • Nesledujte impulzy. Toto je najdôležitejšie. Existujú niektoré spúšťače, vďaka ktorým môžete zmeniť svoju pozornosť z práce na niečo menej dôležité. Zavolajte priateľovi, keď analyzujete plán predaja? Je lepšie nerobiť to, potom stratíte koncentráciu a môžete ľahko stratiť svoju pracovnú náladu.
  • Zoskupte rutinu. To je veľmi dôležité. Ak potrebujete uskutočniť 60 telefonických hovorov počas dňa, je lepšie rozdeliť ich na niekoľko malých skupín, 10 až 15 súčasne. Po zavolaní môžete vykonať ďalšiu úlohu. Neustále prepínaním z rutinnej činnosti na ráznu činnosť môžete robiť oveľa viac.

Ukončenie pracovného dňa je založené na týchto zásadách:

  • Dokončite potrebné. Existuje skupina prípadov, ktoré sú zahrnuté na „dôležitom, ale nie naliehavom“ štvorci. Najlepšie je dokončiť ich počas pracovného dňa a udržiavať „dôležité a naliehavé“ námestie vždy prázdne.
  • Skontrolujte výsledky pomocou plánu. Všetko, čo ste urobili za deň, musíte porovnať so svojím plánom. Ak ste práve začali plánovať svoj pracovný deň, malé odchýlky od plánu budú v poradí vecí. Pokúste sa udržať čo najmenej.
  • Pripravte si plán na nasledujúci deň. Najlepšie sa to dosiahne na konci predchádzajúceho pracovného dňa. Zachovávate si pracovného ducha a, ale je dôležité vypracovať skutočný pracovný program.

Ak ste vodcom, mali by ste počas pracovného dňa úzko spolupracovať so svojím sekretárom.

Nezabudnite, že toto sú všeobecné tipy. Nezohľadňujú vaše individuálne vlastnosti. Ak je pre vás pohodlnejšie vykonávať prácu počas dňa a nie ráno, máte pravdu. Ak uprednostňujete poslednú veľkú a ťažkú ​​vec, a to nemá vplyv na vašu náladu za jeden deň - urobte ju poslednou.

Plánovanie pracovného dňa by malo byť individuálne.

Kľúčové chyby pri plánovaní pracovného dňa

Napriek tomu, že prax riadenia času je v našich životoch pevne usadená, väčšina ľudí sa pri plánovaní pracovného dňa dopúšťa typických chýb. Tu je ich niekoľko.

Chyba 1. Nesprávne stanovenie priorít.

Matica Eisenhower nám hovorí, že musíme robiť dôležité veci. Mnoho ľudí si však môže ľahko pomýliť, na čom záleží. Štvorec A, ktorý by mal zostať prázdny a zodpovedný za naliehavé a dôležité záležitosti, je často zamieňaný s písmenom C, ak sa nahromadili nedôležité záležitosti, ktoré si vyžadujú okamžitý zásah.

Je dôležité si uvedomiť, že svoju energiu by ste mali minúť výlučne na to, čo je pre vás v danom čase dôležité. Práca pre budúcnosť by mala byť vtedy, keď je možné veci odložiť a správne naplánovať.

Chyba 2. Príliš veľa času sa trávi maličkosťami.

Aby sme vysvetlili, prečo musíte najprv vytvoriť „základňu“, a až potom tie malé veci, použijeme Pareto zákon. Hovorí sa, že 20% úsilia poskytuje 80% výsledku. To znamená, že keď pracujete na niečom dôležitom, miniete 20% úsilia a dosiahnete 80% výsledku. Keď pracujete na malých veciach, získate výsledok 4-krát menej a štyrikrát viac energie.

Zoberme si malý príklad. Musíte spustiť reklamnú kampaň. Ak vytvoríte 10 kreatív, vyberiete pre ne kľúčové slová a frázy a spustíte ich na pripravených stránkach, bude to 20% práce, čo poskytne 80% výsledku. Ak však urobíte čas na úpravu písiem a obrázkov, vyberiete a spresníte frázy, vyhľadáte ďalšie reklamné platformy a potom vynaložíte oveľa väčšie úsilie. To všetko bude potrebné urobiť, ale po začiatku reklamnej kampane, keď dosiahnete prvý výsledok.

Chyba 3. Nedostatok času na osobné záležitosti.

Každá osoba by mala mať osobný život a slobodu voľby povolania. Ak máte čo robiť a nenájdete si jednu - dve hodiny na vstup do svojho koníčka, potom je to zlé plánovanie vlastného dňa. Plánovanie pracovného času je dôležité nielen preto, že vám umožňuje robiť viac. To vám dáva príležitosť robiť veci bez toho, aby ste sa čo najradšej cítili.

Ako sa naučiť plánovať svoj deň?

Veľmi jednoduché: začíname to plánovať!

Nájdenie najlepšej možnosti na vytvorenie vlastného dňa je pre každého okamžite zriedka možné. Prečo?

  1. Každý typ osobnosti a charakterové vlastnosti vyžadujú osobitný prístup. Systém blokov funguje lepšie s vizuálmi, digitálnymi - majú radi časovú presnosť a zvuky často volia časovače.
  2. Každý zvyk si vyžaduje určitý čas. Preto existuje plánovanie spätného plánovania a odmietania denných zoznamov, nových výnosov a hľadania riešení.
  3. Výhody plánov sa necítia okamžite. Najskôr pochopíme, ako naplánovať deň, a až potom sa zrealizuje efekt vykonanej práce.
  4. Symbiotické možnosti sú pre niekoho vhodné, keď sa na základe mnohých schém vytvorí jedinečný „osobný“, ktorý predovšetkým zodpovedá potrebám a cieľom človeka.

Pre motiváciu a ako systematickú skúsenosť navrhujem vidieť, ako úspešní ľudia plánujú svoj deň - na príklade A. Parabellum. Nie som si istý, či je to jeho trvalá možnosť, ale o takomto programe hovoril na jednom stretnutí formátu „business cafe“.

Plánovanie z Parabellum: Vývojový diagram a Origami

Pre seba som nazval pôvod plánu vedúceho trénera našej krajiny „origami“. Má nejaké oficiálne meno - nemôžu to povedať. Preto nechajme „origami“: jasne, jasne a odráža podstatu metódy.

Parabellum najčastejšie hovorí o dvoch technikách plánovania:

  • bloky - fokálne, nárazníkové, komunikatívne a relaxačné,
  • Origami je kompaktný denný plán pre podnikateľov.

Blokový diagram pre plánovanie

Pri tejto metóde neexistuje kontrola minút po minútach, ale existuje zoznam prípadov v „tele“ každého časového obdobia.

Celkovo sa odporúča použiť 4 bloky, ktoré kombinujú rovnaké a podobné veci!

Vyrovnávacia pamäť - pracovná alebo domáca rutina, Úlohy, ktoré sa objavujú na zozname úloh, sú stále a v skutočnosti tvoria celý deň. Nie je možné dovoliť „víťazstvo“ nárazníkových blokov nad ostatnými, preto je dôležité ich obmedziť: čas a objem záležitostí.

Jeden blok nie viac ako 3-4 hodiny, miera obsadenia každého z nich - až 60% dočasného objemu.

  • Mať jasné lehoty na vykonanie.
  • Najdôležitejšie úlohy podľa akéhokoľvek kritéria.
  • Emocionálne ťažké veci.
  • Malé otázky.

Фокусные блоки – развитие и стратегия, Это самые важные участки плана, так как именно они двигают нас вперед. Их не может и не должно быть много – хватает 2-3 в неделю. Ставить фокусные дела нужно только между буферными, чтобы уже была сосредоточенность на работе, структурное мышление и ориентированность на решение задач.

Важный нюанс – полная отдача поставленному делу. Bez rozptyľovania a vonkajších vplyvov.

V ideálnom prípade trávte tento čas sám so sebou - s vypnutými poslami, bez telefónu a dokonca aj bez internetu. V prostredí izolovaného brainstormingu sa rodia najlepšie nápady.

Komunikačný blok - všetky typy komunikácie, Sú to hovory, listy, stretnutia, stretnutia - všetky malé úlohy, ktoré nás rozptyľujú, ak ich nekombinujete do jednej jednotky.

Pokiaľ ide o komunikáciu, je najlepšie vziať si čas ráno a večer - je to najproduktívnejšie. Koľko prideliť? Je ťažké povedať, pretože to závisí od intenzity a kvality komunikácie - od pol hodiny do pol.

Rady pre nezávislých, ktorí potrebujú okamžitých poslov. Odporúčam vám, aby ste komunikačnú jednotku umiestnili v krátkych polhodinových intervaloch - približne 3 - 4 za deň. To stačí na vyriešenie aj naliehavých problémov.

Odpočinok alebo spomalenie - 4 blok. Teraz sa stalo módnym používať slovo „spomalenie“. Znamená to, že sme sa ponáhľali, premýšľali, premýšľali a potom raz a mimo závodu.

Čas na plánovanie odpočinku je dôležitý a potrebný, preto nie je možné vylúčiť tieto bloky z týždenného plánu.

Ako naplánovať deň - príklad blokovej schémy štandardného pracovného dňa v kancelárii:

Origamiho plán od A. Parabellum

Možno takúto schému používa niekto iný. Ale stretol som ju raz a len na tréningu Andrei Parabellum. Pre mňa je to skutočný hack zo série „Tipy od úspešných ľudí: ako naplánovať deň“.

  1. Zoberie sa hárok papiera A4 z najbežnejších kancelárskych papierov. Zdvojnásobili sme to na polovicu. Prírodné bloky získame v jednej štvrtine - vo formáte A6.
  2. Každému bloku dávame vlastný zoznam úloh. Výber je mierne odlišný od predchádzajúceho systému, pretože existuje viac oddielov pre zoznamy úloh.

Je vhodné používať zoznamy „volanie“, „zápis“, „nákup“, „prečítanie“, „odpočinok“, ako aj štandardný formát blokovej schémy. Ukazuje sa blokový diagram s dešifrovaním a ďalšími vecami pre neočakávane uvoľnený čas

  1. Vykonávame veci podľa blokovej schémy a ďalších položiek zo zoznamu.

Príklad: Skončil blok nárazníka pol hodiny skôr, ako sa plánovalo? Pozeráme sa na zoznamy ďalších prípadov. Vyberáme optimálnu úlohu pre aktuálny okamih. Ideálne podľa matice Eisenhower. Robíme to. V pravý čas prejdite na ďalší blok podľa plánu.

Doteraz existujú dve možnosti. Pomôžu vám pochopiť, ako začať plánovať deň. Kde začať. Existuje však veľa možností na zostavenie vlastnej dennej rutiny. Vytriedim ich všetky postupne.

Predstavte si situáciu zo života

Vstávate ráno a chodíte do práce spôsobom, ktorý si pamätáte:

Kedy ste prišli do práce:

Hlava je už plná, ale čas sa nezastavuje, klient, blízka osoba, kolega vám môže zavolať, môže sa vyskytnúť nepredvídaná situácia atď. Čo sa stane v tomto prípade? Na niečo zabudneme, Ak zabudneme kúpiť jedlo v obchode, potom sa samozrejme nič zlého nestane, ale môžete zabudnúť na dôležitejšiu vec: Nezúčastnite sa dôležitého stretnutia, neužívajte lieky, atď.

Navyše, čím viac vecí v našej hlave máme, tým horšie sú naše analytické schopnosti, pretože energia sa vynakladá na zapamätanie informácií.

Výhody notebooku

Notebook - odstraňuje všetky vyššie uvedené problémy a má v porovnaní s prácou z pamäte nasledujúce výhody:

1) Písanie je vždy rýchlejšie ako zapamätanie, Napríklad, vypaľovanie mobilného telefónu je 10 - 100-krát rýchlejšie, než si pamätáte. Aj s podnikaním.

2) Úspora energie, Aby sme nezabudli na to dôležité, často si spomíname, že na to plytvá energia. Poznámkový blok odstráni tento problém.

3) spoľahlivosť, To, čo je napísané perom, nemožno znížiť sekerou. Na pozadie únavy, emócií alebo iných vecí sa dá zabudnúť na každú firmu. Ak si však úlohy zapíšete, zabudnutie je oveľa ťažšie.

Zoznam úloh môžete uchovávať na bežnom liste, v poznámkovom bloku, ale je lepšie, ak ide o notebook, pretože obsahuje kalendár. Zoznam úloh pre daný deň môže byť na počítači alebo na papieri. Najdôležitejšia vec je, že ju máte, pretože je to základ pre plánovanie, rovnako ako nadácia doma. Ak dom nemá nadáciu, potom maximum, ktoré sa dá postaviť, je malá jednoposchodová stavba bez vykurovania z plastu alebo preglejky. Pri plánovaní bez zoznamu úloh pre deň alebo notebook samozrejme môžete urobiť, ale budete mať veľmi obmedzené možnosti.

Najdôležitejšia vec v zozname úloh alebo v notebooku je zoznam úloh, ktoré je potrebné vykonať počas dňa. Druhou najdôležitejšou časťou je kalendár, v ktorom sú zobrazené úlohy, ktoré je potrebné v daný deň vykonať. Preto je notebook vhodnejší ako bežný zoznam, pretože existuje kalendár.

2 spôsoby: Pracujte so zoznamom úloh každý deň

Najdôležitejšia vec pri práci s organizátorom času alebo notebookom je pracovať v súlade s predtým vypracovaným plánom. Ak to chcete urobiť, pravidelne sledujte svoj prenosný počítač, aby ste zistili, či ste urobili všetko, čo ste dnes plánovali. Zoznam môžete zobraziť po dokončení aktuálneho prípadu. Je veľmi dôležité pridať k organizátorovi dôležité záležitosti, ktoré musíte urobiť dnes.

Metóda 3: Najprv napíšte a potom urobte

Ak príde nová úloha a nie je to naliehavé, najprv ju napíšte do poznámkového bloku a pokračujte, len pokiaľ ide o ňu. Akékoľvek nové úlohy sa zdajú byť veľmi dôležité a my začneme preberať všetko: skontrolujte poštu, telefonujte atď. Akonáhle však začnete zapisovať všetky prichádzajúce prípady do svojho notebooku, zistíte, že ich je viac dôležité úlohy.

Všetky pohyby na pravej strane tela sú riadené ľavou hemisférou mozgu, ktorá je zodpovedná za logiku. Keď napíšeme novú úlohu pravou rukou, aktivujeme ľavú hemisféru nášho mozgu, ktorá je zodpovedná za logiku. Povolenie logiky pri nahrávaní pravou rukou nám pomôže robiť lepšie rozhodnutia.

Keď začnete písať všetky veci v notebooku skôr, ako začnete pracovať, môžete počas dňa vykonávať najdôležitejšie úlohy a vydržať vedľajšie úlohy, ktoré vás neustále rozptyľujú.

4 spôsob. Najdôležitejšie, potom naliehavé úlohy

Všetky plánované záležitosti by sa mali vykonávať v poradí podľa dôležitosti a potom podľa času realizácie. Od najdôležitejších a postupne sa prechádzajú k menej významným. Do svojho dnešného plánu si zapíšte veci podľa dôležitosti, potom ich usporiadajte podľa naliehavosti a začnite s najvyššou prioritou.

Napríklad vás priateľ zavolal na rozhovor. Telefonický hovor, naliehavá záležitosť, pretože telefón práve zvoní, ale nemusí to byť dôležité. Ak napríklad máte dôležitejšie úlohy, aby ste pripravili správu o práci, je lepšie najprv urobiť všetky najdôležitejšie úlohy, najmä správu, a potom, ak máte čas, zavolať a hovoriť s priateľom. Ale nie naopak, inak z dôvodu bezvýznamného hovoru pravdepodobne nemáte čas urobiť dôležitejšiu vec.

Dôležitosť uprednostňuje naliehavosť. Naliehavé záležitosti by sa mali prijať iba vtedy, ak ste pod kontrolou situácie a ste si istí, že budete mať v čase čoraz dôležitejší význam.

5 spôsob: Elektronický organizér

Existuje veľké množstvo elektronických notebookov. Elektronický denník má oproti papieru nesporné výhody:

A. Šetrí čas, Pri elektronickom denníku nemusíte prepisovať úlohy z posledného dňa na aktuálny a môžete s ním tiež pracovať v počítači alebo v telefóne či tablete a synchronizovať údaje na všetkých zariadeniach.

B. Objemy a rýchlosť: V elektronickom denníku môžete veľmi rýchlo kopírovať veľké množstvo informácií pre ďalšiu prácu. Napríklad: Chcete upiecť banánový koláč večer a predtým, ako pôjdete do obchodu, si musíte napísať potrebné ingrediencie. Ak máte elektronického organizátora, môžete rýchlo skopírovať celý recept z internetu do denníka, a to doslova pár sekúnd. Zároveň, ak chcete na papier napísať iba prísady ručne, budete potrebovať viac času ako celý recept v elektronickej podobe. A v obchode bude stačiť zahrnúť do telefónu denník, aby ste rýchlo pochopili, čo kúpiť.

B. Pohodlie, Je nepohodlné používať obyčajný prenosný počítač v doprave, obchode, na dovolenke, na týchto miestach je ťažké zapisovať si a sledovať poznámky, pretože papierový denník je veľký a na jeho otvorenie potrebujete dve ruky. Elektronický zápisník v telefóne však bude vždy s vami, nech ste kdekoľvek: Doprava, obchod, ulica. Môžete rýchlo zaznamenať do počítača a potom ich synchronizovať, aby sa tieto poznámky objavili v telefóne v priebehu niekoľkých sekúnd.

Spomedzi elektronických organizátorov každému odporúčam bezplatnú synchronizáciu s počítačom alebo s našim vyspelejším ruským analógom leadertask, ale za to sa platí synchronizácia.

6 spôsob: Plánujte nasledujúci deň večer

Pripravte si akčný plán na nasledujúci deň vopred, najlepší čas je koniec pracovného dňa pred odchodom domov. Táto jednoduchá akcia vám pomôže lepšie spať, pretože často je príčinou nespavosti to, že vo večerných hodinách prechádzate cez spomienky na všetky dôležité veci, ktoré musíme urobiť zajtra, aby sme na ne zabudli ráno. A práve tieto myšlienky nám bránia relaxovať a pokojne zaspať, ale ak si zapíšete všetky svoje plány, zaistíte nielen pokojný spánok, ale aj večer.

Okrem toho, keď plánujete vopred, vaša podvedomie bude celú noc neustále pracovať na tom, ako čo najlepšie robiť, čo sa plánuje. Riešenie zložitých problémov vám môže prísť pri raňajkách, na ceste do práce alebo dokonca uprostred noci. Ráno prichádzajú najčastejšie nové nápady a tento čas využijete na maximálny úžitok, stačí nasledujúci deň vopred napísať zoznam úloh.

Mimochodom, ak máte otázky, na ktoré chcete získať odpoveď, potom sa skôr, ako zaspíte a zavriete oči, opýtajte sa sami seba, najlepšie nahlas a hneď zaspajte. A ráno sa pripravte, aby ste si okamžite zapísali všetky myšlienky, ktoré sa môžu objaviť vo chvíli, keď sa zobudíte alebo neskôr.

Metóda 7: Naplánujte komplexné úlohy tak, aby ste dosiahli maximálnu aktivitu

Vytvorte si plán na deň, aby práca vyžadujúca vysoké náklady na energiu klesla na vrchol svojej činnosti, keď máte veľa sily a ste čo najproduktívnejší. Vrchol aktivity začína spravidla ráno, pretože po spánku máte veľa sily a sviežu hlavu, ale stáva sa, že vrchol aktivity sa môže objaviť vo dne alebo dokonca večer.

Energeticky najnáročnejšie povolania sú veci, pre ktoré neexistuje talent, Spravidla to sú tie triedy, ktoré nechcete robiť najviac, V časovom manažmente sa tieto veci nazývajú žaby, pretože je nepríjemné začať tieto úlohy. V riadení času existuje pravidlo - deň začnite žabou, t. j. z nepríjemného podnikania. Toto pravidlo vám umožní pracovať efektívnejšie, pretože zvyčajne ráno je potrebných najviac síl a tieto sily sú mimoriadne dôležité na vykonávanie najnepríjemnejších prác.

Dovoľte mi uviesť príklad z môjho života, mám technickú mentalitu, a preto presné vedy, ako napríklad: Fyzika a matematika sú pre mňa ľahké, ale s humanitárnymi predmetmi je to ťažšie, a preto som bol v škole, keď som bol v škole, často pripravený na kontrolu v angličtine ráno. Vstal som 1-2 hodiny pred školou a učil som sa anglicky. Bolo to ráno, kedy som mal najviac energie, takže v tom čase bolo pre mňa ľahšie vykonať náročnú úlohu, na ktorú som mal najmenší talent. Výsledky prípravy prekročili všetky moje očakávania, dostal som vynikajúci alebo dobrý predmet, ktorý sa mi nepáčil.

Naplánujte si najnepríjemnejšie úlohy na vrchol činnosti, napríklad ráno, a uvidíte, ako budete robiť viac a zvýši sa vaša osobná efektivita.

Pin
Send
Share
Send
Send