Užitočné tipy

15 Etiketové pravidlá pre korešpondenciu e-mailom, ktorú by mal každý odborník poznať

Pin
Send
Share
Send
Send


V poslednom desaťročí sa e-mail stal možno jedným z najpopulárnejších prostriedkov obchodnej komunikácie. Dnes je dosť ťažké nájsť osobu, ktorá pri svojej praxi interpersonálnej a medzikultúrnej komunikácie nevyužíva e-mail. Pomocou rýchleho prehľadu adries a tém prijatých správ sa rozhodneme, ktoré písmená sa majú čítať a ktoré sa majú odstrániť bez odhalenia. V závislosti od vzťahu medzi korešpondentmi môže byť korešpondencia obchodná alebo súkromná. Ak je list súkromný, nepodlieha prísnym požiadavkám z hľadiska etiky - štýl písania a spôsob prezentácie závisia hlavne od stupňa oboznámenia sa s adresátom.

Dnes je dosť ťažké nájsť spoločnosť, ktorá by pri svojej praxi medziľudských komunikácií nevyužívala e-maily. Je potrebné poznamenať, že pri bežnej obchodnej korešpondencii prostredníctvom e-mailu existujú všeobecne akceptované pravidlá, ktoré potrebujete vedieť a ktoré by ste mali dodržiavať. Budeme sa podrobne zaoberať najdôležitejšími.

Pravidlo 1 Pri písaní e-mailu nezabudnite vyplniť všetky polia. Štruktúru podnikového e-mailu je možné vo všeobecnosti znázorniť takto:

Adresa a meno odosielateľa.

Adresa príjemcu (alebo adresy príjemcu, keď je potrebné zaslať list s jedným textom viacerým príjemcom).

Dôležitosť písania (v prípade potreby toto).

List pozostávajúci z pozdravu, hlavnej časti listu, záveru a podpisu.

Pravidlo 2 Adresa a meno odosielateľa musia byť rozpoznateľné. Preto pri spustení poštovej schránky vždy zadajte meno a priezvisko v stĺpci odosielateľa. Najdôveryhodnejšia je napríklad adresa obsahujúca vaše skutočné meno, ako aj názov vašej organizácie v názve domény: Táto e-mailová adresa je chránená pred spamovacími robotmi. Ak ju chcete vidieť, musíte mať povolený JavaScript. ,

Pravidlo 3 Nezabudnite vyplniť stĺpec „Predmet listu“. Predmet listu je osobitnou požiadavkou listu, ktorého prítomnosť veľmi uľahčuje prácu s elektronickou korešpondenciou. Osud listu veľmi často závisí od jeho témy, najmä ak meno a adresa odosielateľa nič nehovoria. Predmet listu by mal byť krátky - nie viac ako 50 znakov - a do tej miery. Čím jednoduchšie a jasnejšie bude predmet listu, tým je pravdepodobnejšie, že list bude prečítaný a bude mať odpoveď. Osobitná pozornosť sa musí venovať téme pri písaní niekomu prvýkrát.

Pravidlo 4 Piktogram („Re:“) používajte iba ako odpoveď. Pomocou ikony umiestnenej v poli adresy listu, na ktorý odpovedáte, otvorte formulár na zostavenie odpovede. Tento formulár už obsahuje adresu vášho partnera, text jeho listu a tému. Ikona (Re) je skratka pre anglické slovo „Odpovedať:“ alebo „Odpoveď:“ a znamená „Moja odpoveď na:“. Preto, ak sa zmení predmet listu, zmeny predmetu sa musia vykonať pomocou šípky nadol, ktorá sa nachádza napravo od ikony Re. V rozbaľovacom zozname, ktorý sa otvorí, vyberte príkaz „zmeniť tému“.

Ak odpoviete na e-mail niekoho, zmeníte hlavnú myšlienku dialógu, zodpovedajúcim spôsobom zmeníte predmet a je lepšie začať diskusiu o novom čísle vytvorením nového listu.

Pravidlo 5 Aby sa predišlo predčasnému odosielaniu, adresa príjemcu by sa mala vkladať až po vyplnení, overení a pripravení na odoslanie. S tlačidlom „Odoslať“ buďte opatrní: nezabudnite poslať list tomu, ktorý sa vám páči.

Pravidlo 6 Nezabudnite pred hlavný text listu napísať pozdrav pozostávajúci z uvítacieho slova a mena príjemcu. Niektorí používatelia sa domnievajú, že pozdrav v e-maile nie je potrebné písať, pretože vraj ide o nezmyselnú pamiatku papierovej pošty, že nemá žiadne zmysluplné informácie a obsahuje iba služobné slová.

Pozdrav obsahuje informácie o výchove osoby, ktorá list napísala. Na pozdrav použite nasledujúci kontaktný formulár: „Dobré popoludnie, milé (rešpektované) + krstné meno, priezvisko adresáta!“ Alebo „milé (rešpektované) + krstné meno, stredné meno adresáta, ahoj!“ A až potom smerujte k cieľu vašej správy.

V Európe je zvyčajné formálne kontaktovať „Vážený pán / Vážená pani“ alebo menej formálne, najmä ak ste oboznámení s adresátom „Vážené + meno“. V Spojených štátoch, kde je tempo života a korešpondencie intenzívnejšie, začína e-mail správou pozostávajúcou z mena a krátkeho názvu „Hi + name“. V ruštine sa po zápise do akéhokoľvek žánru korešpondencie: obchodného, ​​súkromného, ​​úradného atď. Umiestni výkričník, zatiaľ čo v angličtine sa vo všetkých týchto žánroch uvádza čiarka.

Pravidlo 7 Správne usporiadajte svoj list. Pretože čítanie z obrazovky monitora je oveľa ťažšie ako čítanie papiera. Rozdeľte text listu na logické odseky. Snažte sa, aby vety obsahovali najviac 15 - 20 slov. Odseky od seba oddeľujte odsadením alebo prázdnym riadkom.

Pravidlo 8 Buďte struční a vyjadrte svoje myšlienky k veci. Hlavný text listu z prvého odseku by mal priťahovať pozornosť čitateľa, nie menej ako jeho Predmet. Majte na pamäti obmedzený časovo čitateľný čitateľ. Začať s účelom listu by malo byť jasne uvedené v prvej vete. Ak sú prvé vety správne formulované, je veľmi pravdepodobné, že si ich príjemca prečítal až do konca. E-mail je určený na rýchly prenos informácií. Ak potrebujete poslať dôležité informácie obsahujúce veľké množstvo, je lepšie do e-mailu napísať krátky sprievodný text a samotné informácie by sa mali zostaviť ako príloha.

Pravidlo 9 Skôr ako začnete písať list, priložte prílohu. Koľkokrát ste museli dostať list, ktorého účelom bolo poslať prílohu bez tejto prílohy?! Takáto nedbanlivosť nemusí mať na dobré meno vašej firmy najlepší vplyv.

Pravidlo 10 Keď niekomu písáte prvýkrát, neprikladajte k nemu žiadne prílohy. Ak stále posielate nejakú prílohu bez súhlasu príjemcu, nezabudnite do tela listu uviesť, o aký druh spisu ide. Nepripájajte prílohy väčšie ako 5 MB, pretože je takáto nepríjemná situácia možná: za sekundu odošlete svoj súbor na poštový server a príjemca ho na hodinu stiahne.

Pravidlo 11 Pri písaní odpovede odpovedajte na VŠETKY otázky, ktoré sa na vás kladú. Ak ste v rozpakoch odpovedať, potom priamo a písať.

Pravidlo 12 Pred odoslaním e-mailu skontrolujte pravopis, gramatiku a interpunkciu. Skutočnosť, že e-mail je rýchly spôsob komunikácie, neznamená, že by mal byť nedbalý. Zostavte si svoje frázy čo najkompetentnejšie z hľadiska pravopisu a gramatiky. Je to dôležité nielen preto, že negramotný list môže pokaziť dojem z vás a pretože je veľmi ťažké čítať text bez čiariek a bodiek.

Pravidlo 13 Na e-maily je potrebné odpovedať. E-mail je spojenie s inými ľuďmi a trochu slušnosti sa nikdy nestane. Podľa pravidiel etikety sa na e-maily musí odpovedať a doba odpovede by nemala prekročiť tri dni. Ak počas tohto obdobia na e-mail neodpovedáte, je to jasné odmietnutie komunikácie. Ak potrebujete na odpoveď na list dlhší čas, stojí za to vysvetliť dôvody oneskorenia. Keď dostanete list obsahujúci prílohu, nezabudnite potvrdiť, že príloha bola doručená a otvorená normálne. Keď dostávate listy od neznámych ľudí, nemôžete na ne odpovedať. Môžu byť vymazané bez čítania. Ak dostanete nevyžiadaný e-mail s priloženým súborom, mali by ste ho odstrániť bez rozbalenia: pravdepodobne ide o zdroj počítačového vírusu.

Pravidlo 14 Nepožadujte oznámenie o prečítaní. Za text hlavného listu a pred podpisom môžete napísať nasledujúcu frázu: „Potvrďte prijatie listu odpoveďou alebo telefonicky nižšie.“

Pravidlo 15 Veľké písmená by sa nikdy nemali používať v texte správy. TEXT UVEDENÝ V KAPITÁLOVÝCH LISTOCH sa považuje za výkrik. V najlepšom prípade sa pripisuje negramotnosti vo veciach etikety siete. Môže to spôsobiť podráždenie alebo inú nežiaducu reakciu u vášho čitateľa.

Pravidlo 16 Nikdy nezdieľajte dôverné informácie prostredníctvom e-mailu. Pri odosielaní čísel bankových kariet alebo iných dôverných informácií v texte e-mailu buďte veľmi opatrní. Preposielanie e-mailov možno zachytiť a použiť na osobný zisk. E-mail, ktorý odošlete, zostáva navždy v pamäti počítača.

Pravidlo 17 Nezneužívajte skratky a emotívny dizajn. V obchodnom e-maile sa snažte nepoužívať skratky ako BTW (mimochodom) alebo LOL (smiech nahlas), ktoré sa tiež nazývajú emotikony („usmievajúce sa tváre“). V obchodnej korešpondencii nie sú vhodné, najmä preto, že príjemca listu nemusí poznať ich význam.

Pravidlo 18 Nezabudnite uviesť svoj podpis na koniec listu. Podpis je malý blok textu pridaný na koniec vašich správ, ktorý vás identifikuje a obsahuje vaše kontaktné informácie. Spravte podpis stručným: najviac štyri až sedem riadkov. Dlhý podpis zaberá veľa miesta a môže byť nepríjemný. Zahrňte doň niekoľko možných spôsobov, ako vás kontaktovať (zvyčajne ide o telefónne a faxové čísla), ako aj odkaz na webové stránky vašej spoločnosti.

Na základe článkov:

1,32 najdôležitejších tipov pre e-mailovú etiketu. [Elektronický zdroj] http://www.emailreplies.com/ Získané 19. septembra 2015.

2. Top 26 najdôležitejších pravidiel e-mailovej etikety. [Elektronický zdroj] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Načítané 20. septembra 2015.

Materiál pripravila L. Shutilina, metodička Štátneho zdravotníckeho centra

1. Napíšte jasný a zrozumiteľný riadok s predmetom

Medzi príklady dobrých tém písania patria: „Dátum schôdze sa zmenil“, „Rýchla otázka o vašej prezentácii“ alebo „Tipy týkajúce sa návrhu“.

„Ľudia sa často rozhodujú, či otvoria list, alebo nie na základe jeho témy,“ hovorí Patchter. „Vyberte tému, ktorá čitateľom poskytne informácie o tom, o ktorých otázkach alebo obchodných záležitostiach bude hovoriť.“

2. Použite profesionálnu e-mailovú adresu

Ak pracujete pre spoločnosť, musíte použiť firemnú e-mailovú adresu. Ak však používate osobný e-mailový účet - nezáleží na tom, či ste na voľnej nohe alebo ho používate na osobnú korešpondenciu - musíte si pri výbere adresy dávať pozor, hovorí Patchter.

Vždy by ste mali mať e-mailovú adresu, ktorá obsahuje vaše meno, aby príjemca vedel, kto mu konkrétne pošle list. Nikdy nepoužívajte e-mailové adresy (pravdepodobne zostávajúce z vašej maturitnej triedy), ktoré nie sú vhodné pre pracovné problémy, ako je „babygirl @“. „Alebo“ pivo @. "- bez ohľadu na to, ako veľmi sa vám páči studené pivo.

3. Pred kliknutím na tlačidlo „odpovedať všetkým“ rozmýšľajte dvakrát

Nikto nechce čítať e-maily od 20 ľudí, ktorí s nimi nemajú nič spoločné. Môže byť ťažké ignorovať e-maily vzhľadom na to, koľko ľudí dostáva upozornenia na nové správy na svojich smartfónoch alebo prostredníctvom kontextových okien na svojich počítačoch. Ak si nie ste úplne istí, že váš e-mail by mali dostať všetci ľudia na zozname, kliknite na tlačidlo „Odpovedať všetkým“, hovorí Patchter.

4. Zapnite blok podpisu

Poskytnite čitateľom informácie o sebe, odporúča sa Patchter. „Podpis by v zásade mal obsahovať vaše celé meno, pozíciu, názov spoločnosti a vaše kontaktné informácie vrátane vášho telefónneho čísla. Môžete tiež pridať nejakú reklamu pre seba, ale nepreháňajte ju žiadnymi výrokmi ani ilustráciami. “

Používa rovnaké písmo, veľkosť a farbu ako zvyšok textu e-mailu.

5. Používajte profesionálne pozdravy

Nepoužívajte hovorové, hovorové pozdravy, napríklad „Ahoj chlapci“, „skvelí“, „ahoj ľudia“.

„Uvoľnená povaha našich listov by nemala mať vplyv na pozdrav v e-maile,“ hovorí. „Dobrý deň, je to veľmi neformálny pozdrav a vo väčšine prípadov by sa nemal používať na pracovisku. Slovo „výborný“ tiež nie je celkom vhodné. Namiesto toho použite výraz „ahoj“ alebo „dobré popoludnie“. “

Tiež neodporúča používať skrátené mená. Lepšie povedzte: „Ahoj Michael,“ ak neviete, že mu skutočne dáva prednosť „Mike“.

6. Nepoužívajte výkričníky

Ak sa rozhodnete použiť výkričník, použite ho iba v prípadoch, keď chcete vyjadriť svoje vzrušenie, hovorí Patchter.

„Ľudia sa niekedy príliš unesú a na konci vety umiestnia veľa výkričníkov. Výsledkom môže byť, že list bude príliš emocionálny alebo infantilný, “píše. „Vykričníky by sa mali pri písaní používať veľmi opatrne.“

7. Buďte opatrní s humorom.

Humor ľahko stratí svoj pôvodný význam bez správneho vyjadrenia. V profesionálnej korešpondencii je lepšie nechať humor v zahraničí, ak si nie ste istí, že príjemca listu váš vtip správne prijme. Okrem toho fráza, ktorá sa vám môže zdať vtipná, sa nemusí zdať vtipná pre inú osobu.

8. Pamätajte, že ľudia z rôznych kultúr hovoria a píšu inak.

Nedorozumenie môže ľahko vzniknúť na základe kultúrnych rozdielov, najmä písomne, keď nemôžeme dodržať reč tela nášho partnera. Pokúste sa prispôsobiť svoje správy kultúrnej platforme príjemcu, pokiaľ to viete.

Podľa Patchtera je dobré mať na pamäti, že v kultúrach, kde je obvyklé komunikovať osobne (japončina, arabčina alebo čínština), sa ľudia chcú najprv zoznámiť skôr, ako s vami začnú obchodovať. Odtiaľto vyplýva tendencia podnikateľov z týchto krajín byť vo svojich listoch osobnejšou. Na druhej strane, ľudia z kultúr, v ktorých je častejšia elektronická korešpondencia (nemecká, americká alebo škandinávska), uprednostňujú čo najrýchlejšie prechod na hlavnú tému.

9. Odpovedzte na svoje e-maily - aj keď to nebolo určené pre vás

Môže byť ťažké odpovedať na všetky prijaté e-maily, ale určite by ste to mali skúsiť, hovorí Patchter. Tento tip obsahuje náhodne odoslané e-maily, ktoré pre vás neboli určené, najmä ak odosielateľ čaká na odpoveď. Odpoveď na list nie je povinná, ale taký krok je v súlade s etiketou elektronickej korešpondencie, najmä ak odosielateľ listu pracuje v tej istej spoločnosti alebo v rovnakej oblasti ako vy.

Tu je príklad odpovede na takýto list: „Viem, že ste boli veľmi zaneprázdnení, nemyslím si však, že tento list bol určený pre mňa. A chcel som vás o tom informovať, aby ste mohli poslať tento list správnej osobe. “

10. Znova si prečítajte každú správu

Príjemcovia vášho e-mailu si nevšimnú vaše chyby. „V závislosti od príjemcu môžete byť za tieto chyby odsúdení,“ hovorí Patchter.

Nespoliehajte sa na pravopis. Pred ich odoslaním niekoľkokrát, najlepšie nahlas, prečítajte a znovu prečítajte svoje e-maily.

„Jeden z mojich vodcov mi chcel napísať:„ Prepáč, že ťa obťažujem, “hovorí Patchter. "V zabudovanom editore sa však spoliehal na kontrolu pravopisu, čo ma nakoniec priviedlo k napísaniu správy„ Prepáč za inkontinenciu "."

11. Pridajte poslednú e-mailovú adresu.

„Jasne nechcete, aby bol váš list náhodne zaslaný osobe skôr, ako dokončíte jeho písanie a skontrolujete, či neobsahuje chyby,“ hovorí Patchter. „Aj keď na niekoho odpoviete na list, je dobrým opatrením odstrániť adresu príjemcu a vložiť ju, len ak ste si istí, že list je pripravený na odoslanie.“

13. Používajte klasické písma

Violet Comic Sans má svoje miesto a čas (a je to tak?). Ale pre obchodnú korešpondenciu je lepšie zvoliť si klasické písma, farby a veľkosti písma.

Hlavné pravidlo: ostatné e-maily by mali byť ľahko čitateľné.

"V zásade je najlepšie uprednostniť veľkosť písma 10 - 12 bodov a dobre prečítané písmo ako Arial, Calibri alebo Times New Roman," odporúča Patchter. Ako farba bude čierna najbezpečnejšia voľba.

14. Sledujte svoj tón.

Rovnako ako vtipy môžu byť stratené počas procesu písania, vaša intonácia môže byť nesprávne interpretovaná bez kontextu, počnúc hlasom a končia svojím výrazom. Preto sa zdá byť omnoho ľahšie vyzerať ostrejšie, ako ste sami chceli. Вы имели в виду «напрямую», а они прочитали как «зло и кратко».

Чтобы избежать недопониманий, Пэчтер рекомендует читать ваши письма вслух, прежде чем нажимать на кнопку отправки. «Если вам кажется, что какая-то фраза звучит слишком резко, то она покажется резкой и читателю вашего письма», - говорит она.

Для ещё более достойного результата постарайтесь отказаться от использования однозначно негативных слов («провал», «неправильно» или «пренебрежительно») и всегда говорите «спасибо» и «пожалуйста».

15. Nič nezostáva dôverné - preto píšte zodpovedajúcim spôsobom

Vždy pamätajte, na čo bývalý riaditeľ CIA, David Petraeus, zabudol. Patchter varuje: Každý e-mail zanecháva svoje stopy.

"Ako základné pravidlo nezabudnite, že ostatní ľudia môžu vidieť, čo píšete," hovorí. „Preto nepíš o veciach, o ktorých by si nechcel povedať ostatným.“ Voľnejšie rozprávanie: nepíšte nič, čo by vám alebo iným ľuďom mohlo uškodiť. Posielanie e-mailov je koniec koncov neuveriteľné ľahké, preto je lepšie sa v budúcnosti radšej riadiť základnými bezpečnostnými opatreniami než ospravedlňovať.

Pin
Send
Share
Send
Send