Užitočné tipy

Čo je systém elektronického riadenia dokumentov a prečo je potrebný?

Elektronická správa dokumentov v organizácii vám umožňuje optimalizovať proces práce s dokumentmi vo všetkých fázach: od návrhu až po schválenie a odoslanie konečnej kópie. Ako implementovať systém elektronickej správy dokumentov v organizácii a aké sú špecifiká jeho aplikácie v rôznych oddeleniach spoločnosti, sa dozvieme v našom materiáli.

Etapa 1. Analýza existujúceho systému správy dokumentov

Dokumenty je možné vytvárať v spoločnosti alebo do nej vkladať v papierovej aj elektronickej podobe. Analýza môže identifikovať také nedostatky v súčasnom pracovnom postupe v spoločnosti ako:

  • strata dokumentov
  • nadmerná duplikácia
  • dlhá doba schválenia
  • náklady na tlač alebo získanie skenovaného obrázka papierového dokumentu atď.

Systém existujúci v spoločnosti už nemusí spĺňať moderné požiadavky na prácu s dokumentmi, ako napríklad:

  • pohodlný vyhľadávací nástroj,
  • operatívna kontrola vo všetkých fázach práce s dokumentom,
  • Možnosť autorizovanej úpravy a schválenia.

Rovnako ako ďalšie požiadavky na systém súvisiace so špecifikami správy dokumentov v spoločnosti.

Čo je EDMS?

S rozvojom internetu je doba hustých priečinkov a zaprášených archívov minulosťou. Teraz je proces práce s dokumentmi plne automatizovaný. Potrebné dokumenty nájdete na jedno kliknutie a archivácia sa vykonáva bez zásahu človeka. Takéto príležitosti otvára pre podniky EDMS.

Systém elektronickej správy dokumentov (EDMS) je špeciálny softvér, vďaka ktorému prebieha spracovanie dokumentov v elektronickej podobe. Inými slovami, vďaka EDMS je možné prenášať dokumenty medzi zamestnancami, zadávať jednotlivé úlohy, archivovať atď.

Mnohé organizácie sú určite schopné vytvárať elektronické dokumenty, ukladať ich a prenášať. Jednoduchý elektronický formát však nebude mať žiadnu právnu silu. Aby elektronický papier priberal na váhe, je dôležité, aby bol podpísaný oboma stranami. V takom prípade musia byť dokumenty zapečatené osobitným elektronickým podpisom.

EDMS sa preto dá rozdeliť na dva typy:

  1. Tok dokumentov v rámci spoločnosti medzi zamestnancami,
  2. Tok dokumentov medzi rôznymi podnikmi a organizáciami prostredníctvom špeciálnych komunikačných kanálov.

Na používanie EDMS v organizácii je potrebný špeciálny softvér. Takýto program sa zvyčajne nazýva platforma EDO. Navyše, pre hladkú prevádzku tohto softvéru bude vyžadovať ďalšie vybavenie. Napríklad servery, sieťové kanály a ďalšie.

Ak je potrebné pracovať s dokumentmi medzi dvoma rôznymi spoločnosťami, bude potrebný prevádzkovateľ správy elektronických dokumentov. Takýto operátor bude dobrým pomocníkom. Koniec koncov, vie, ako doručovať správy, kontrolovať, v akom formáte sa dokumenty odosielajú, vyžaduje a nezávisle riadi elektronický podpis, ukladá a archivuje dokumenty atď.

EDMS je teda „obehovým systémom“ celého podnikania. Výrazne to šetrí čas a, samozrejme, pozitívne vplýva na prácu organizácie ako celku. Je však tento druh spracovania informácií vždy užitočný? A je EDMS schopný poškodiť firmu? Na zodpovedanie týchto otázok je potrebné zvážiť pozitívne a negatívne stránky správy elektronických dokumentov.

Etapa 2. Formulácia požiadaviek na systém elektronického riadenia dokumentov a vypracovanie plánu jeho vykonávania

V tejto fáze sú snahy vedúcich pracovníkov spoločnosti a IT špecialistov skombinované s cieľom správne stanoviť ciele a ciele, ktoré sú riešené prostredníctvom systému elektronickej správy dokumentov. Systém by mal poskytovať aspoň:

  • kontrola vstupu a výstupu dokumentov,
  • preklad papierových dokumentov do elektronickej formy (ich skenovanie a rozpoznávanie),
  • výmena dokumentov medzi štruktúrnymi jednotkami spoločnosti,
  • triedenie dokumentov do skupín,
  • rýchle vyhľadávanie dokumentu podľa kľúčových parametrov a textu,
  • vytváranie záložných a archívnych kópií,
  • schopnosť spravovať prístupové práva,
  • riešenie ďalších problémov.

Samostatne formulované úlohy pre prácu s dokumentmi, ktoré sa rodia priamo v samotnej spoločnosti. Systém by mal umožniť:

  • vytvárať, upravovať, koordinovať návrhy dokumentov,
  • kontrolovať výkonných umelcov v termínoch,
  • zaznamenávať všetky akcie pomocou dokumentu atď.

Vzhľadom na stanovené úlohy je vypracovaný plán zavedenia systému na správu elektronických dokumentov v spoločnosti.

Etapa 3. Vypracovanie plánu prevádzky systému

  • základné pravidlá systému sú stanovené,
  • stanoví sa zoznam dokumentov zapojených do správy elektronických dokumentov,
  • ich šablóny a formáty sú schválené,
  • popisuje technológiu prevodu papierových dokumentov na elektronické,
  • podrobné pravidlá prístupu k dokumentom,
  • dešifrovanie iných nuancií systému.

Krok 4. Príprava na spustenie systému a školenie používateľov

Vo fáze implementácie sa testuje systém elektronickej správy dokumentov, vykonajú sa potrebné nastavenia pre vybavenie a softvér. Heslá sa nastavujú, personálu sa vysvetľujú vlastnosti prístupu do systému.

Zamestnanci sa navyše podrobujú školeniu a testovaniu znalostí pokynov na prácu v systéme elektronického riadenia dokumentov.

Nariadenie o prechode na správu elektronických dokumentov

Na to, aby sa systém elektronického riadenia dokumentov mohol legálne začať fungovať, vydáva sa príkaz, v ktorom:

  • označuje dátum začiatku systému,
  • zabezpečenie súvisiacej organizačnej dokumentácie (predpisov, pokynov, pravidiel) je zabezpečené,
  • zoznam osôb, ktorým bol udelený prístup do systému, je schválený
  • Podmienky pre inštruktáž a školenie zamestnancov sú podrobne opísané
  • dešifrovať ďalšie nuansy spojené s implementáciou systému elektronickej správy dokumentov.

Vzorová objednávka prechodu na elektronickú správu dokumentov (výňatok):


Objednávka musí byť oboznámená so všetkými zainteresovanými zamestnancami.

Nariadenie o správe elektronických dokumentov

Spoločnosti niekedy vypracúvajú samostatný dokument o práci s elektronickými dokumentmi, v ktorom kombinujú všetky súvisiace pokyny a nariadenia. Tento dokument sa nazýva „Nariadenie o správe elektronických dokumentov“.

O tom, čo zahrnúť do tohto ustanovenia a ako podrobne opísať jednotlivé problémy týkajúce sa práce so systémom, rozhoduje spoločnosť. Na obrázku je znázornená indikatívna skupina rezov:


Vzor nariadenia o správe elektronických dokumentov v organizácii (výňatok):


Elektronický systém správy dokumentov: automatizačné programy, pokrytie, odvetvové špecifiká

Organizácia správy elektronických dokumentov v podniku je nákladný a časovo náročný proces. Nie každý môže automatizovať všetky pracoviská súčasne a spojiť všetky reťazce práce s dokumentmi do jedného systému.

Záchranné programy sa špecializujú na programy, ktoré vám umožňujú automatizovať aspoň určité oblasti podniku a organizovať najmenšiu možnú správu elektronických dokumentov. Takéto programy na správu elektronických dokumentov v organizácii sú k dispozícii aj pre najmenšie podnikateľské subjekty. Zvyčajne sa nakupujú pre potreby účtovníctva (účtovné a daňové účtovníctvo) s prvkami osobného toku práce.

Toto nie je najlepší spôsob implementácie elektronickej správy dokumentov v podniku. Automatizácia jednotlivých oddielov a služieb podniku však pomáha pri čiastočnom uľahčení práce s dokumentmi, ak nie sú k dispozícii potrebné zdroje.

Odborníci v oblasti správy elektronických dokumentov odporúčajú iný prístup. Ak podnik nemá dostatok zdrojov na implementáciu plnohodnotného efektívneho systému práce s dokumentmi, problém by sa nemal riešiť lokálne. Elektronická správa dokumentov by sa nemala implementovať vo vybraných oblastiach, ale ako spoločný systém, ktorý spája všetky oddelenia. Zároveň je spočiatku možné stanoviť minimálny súbor funkcií a postupne zvyšovať funkčnosť prispôsobovaním systému potrebám a rozsahu spoločnosti.

Nedávno došlo k oddeleniu vývojárov programov elektronickej správy dokumentov podľa špecifík odvetvia (programy osobitne pre verejný sektor, telekomunikácie atď.).

Ďalej sa podrobnejšie zaoberáme personálnym a právnym riadením elektronických dokumentov (čo treba hľadať pri ich vytváraní v situácii, keď spoločnosť nedokáže zorganizovať jednotný systém správy dokumentov).

Kedy je potrebná personálna elektronická správa dokumentov a ako sa dá robiť bez nej?

Elektronická správa dokumentov HR je jedným z prvkov systému elektronickej správy dokumentov v organizácii.

Personálne dokumenty v rôznorodosti nie sú horšie ako účtovnícke služby - líder z hľadiska objemu vytvorených a prijatých primárnych dokumentov. Veľa záleží na takých nuanciách, ako sú:

  • rozsah a štruktúra organizácie,
  • špecifiká jeho činností,
  • geografická fragmentácia štrukturálnych jednotiek,
  • fluktuácia zamestnancov
  • ďalšie vlastnosti (prítomnosť vzdialených zamestnancov, škodlivé a nebezpečné pracovné podmienky atď.).

Všetky tieto nuansy sa berú do úvahy pri rozhodovaní, či organizácia potrebuje pracovný tok elektronických zamestnancov.

Ak spoločnosť pozostáva z riaditeľa, hlavného účtovníka a 5 - 7 zamestnancov, správa elektronických dokumentov sa môže stať veľmi nákladnou a nepostrádateľnou udalosťou. Ak je spoločnosť veľká s rozsiahlou pobočkovou sieťou a špecifickými pracovnými podmienkami, je nevyhnutná automatizácia dokumentárnych postupov.

Špecifiká organizácie elektronickej výmeny dokumentov zamestnancov budú opísané nižšie.

1. Chráňte osobné údaje

V tejto veci by sa malo vychádzať z požiadaviek:

  • Zákon o osobných údajoch z 27. júla 2006 č. 152-FZ,
  • Opatrenie vlády Ruskej federácie „O schválení požiadaviek na ochranu osobných údajov ...“ z 11. 11. 2012 č. 1119.

Za týmto účelom musíte poskytnúť (odsek 15 požiadaviek):

  • bezpečnosť priestorov, v ktorých je informačný systém umiestnený, pred neoprávneným prístupom neoprávnených osôb,
  • bezpečnosť nosičov osobných údajov,
  • prístup k personálnym dokumentom obmedzeného okruhu osôb, ktoré vykonávajú svoje úradné povinnosti,
  • použitie nástrojov na zabezpečenie informácií,
  • vykonávanie ďalších povinných opatrení.

2. Regulovať postup získavania a používania elektronických podpisov

V tejto veci by sa malo vychádzať z noriem zákona o elektronických podpisoch zo dňa 04.06.2011 č. 63-FZ. Vzhľadom na dôležitosť personálnych dokumentov (vrátane riešení pracovných sporov) pri ich podpisovaní musí manažér spoločnosti používať zdokonalený kvalifikovaný elektronický podpis (UKEP). Použitie iných typov elektronických podpisov (jednoduchých alebo rozšírených bez výhrad) môže mať za následok uznanie miestnych činov spoločnosti za neplatné.

3. Vymedzenie osobných dokladov

Personálne dokumenty sú rozdelené do dvoch skupín:

  1. Vyhotovené v elektronickej podobe.
  2. Vytvorené výlučne na papieri.

To je presne to, kde značné ťažkosti spočívajú vo vytvorení personálneho systému správy elektronických dokumentov v organizácii. Významná časť osobných dokladov by sa mala vyhotovovať iba v papierovej forme a osvedčená osobným podpisom účastníkov pracovného pomeru (zamestnanca a (alebo) zamestnávateľa).

Je potrebné oboznámiť sa s jednotlivými dokladmi a personálnymi údajmi zamestnanca s účtenkou (napríklad príkaz na uloženie disciplinárnej sankcie) a špecialista na ľudské zdroje musí pri opravovaní údajov v osobných kartách zamestnancov potvrdiť všetky opravy osobným podpisom.

5. Opraviť v miestnych aktoch formy elektronických personálnych dokumentov

Formy osobných dokladov vyhotovené v elektronickej podobe musia byť stanovené v osobitných predpisoch. Mali by sa tam registrovať všetky nuansy pri práci s takýmito dokumentmi: postup ich úprav, podmienky a spôsoby uchovávania, druhy elektronických podpisov pre dokumenty osobitného právneho významu atď.

Personálna elektronická správa dokumentov: čo plánujú zákonodarcovia?

Pokrok sa nezastaví. Do elektronického formátu sa postupne prenášajú aj tie osobné dokumenty, ktoré vždy existovali iba v papierovej podobe.

K dnešnému dňu je možné so zamestnancom na diaľku legálne uzavrieť pracovnú zmluvu, ak má elektronický podpis (článok 312.3 Zákonníka práce Ruskej federácie).

Viac informácií v tomto materiáli.

Aj keď na rozsiahle zavádzanie elektronických zákaziek sú stále potrebné samostatné legislatívne štúdie.

Pokiaľ ide o elektronické pracovné knihy, diskusie na legislatívnej úrovni prebiehajú už niekoľko rokov.

Viac informácií nájdete v odkaze.

Postavenie orgánov je vo všeobecnosti jasné: v blízkej budúcnosti sa zavedie elektronická správa dokumentov v personálnej oblasti. Ministerstvo práce už začalo experiment na jeho implementáciu (objednávka z 26. marca 2018 č. 194), podľa ktorého v elektronickej podobe v niekoľkých spoločnostiach:

  • berie sa do úvahy pracovná doba
  • zamestnanci sú oboznámení s miestnymi zákonmi, zložkami platov, popismi pracovných miest,
  • informovať o začiatku dovolenky,
  • zostavovanie služobných ciest.

Zavedenie pracovného postupu v elektronickom personáli umožní zamestnávateľom odovzdať pracovné kontroly cez internet (na diaľku).

Legálna správa elektronických dokumentov v spoločnosti

Pravidelne vznikajú právne problémy v obchodných činnostiach.

Ak má spoločnosť právnika alebo právnu službu, je racionálne organizovať elektronickú správu dokumentov s následnou integráciou do všeobecnej správy elektronických dokumentov spoločnosti. Takýto systém umožňuje:

1. Koordinovať proces schvaľovania zmluvy

Harmonizácia šablón pre hotové zmluvy je procesnou charakteristikou všetkých spoločností. Vyžaduje si to veľa času a vyžaduje zapojenie odborníkov rôznych služieb (finančných, technických, právnych a iných). V tomto procese vám elektronická správa dokumentov umožňuje koordinovať celý schvaľovací proces a rýchlo poslať zmluvu zmluvnej strane.

Zákonný systém správy elektronických dokumentov by mal umožniť:

  • vytvoriť zoznam osôb na schválenie,
  • kontrolovať načasovanie zváženia a úpravy,
  • vyriešiť ďalšie problémy (odoslaním zmluvy na revíziu, jej odovzdaním na podpis, atď.).

2. Efektívne pracovať s nárokmi a nárokmi.

Na vykonanie reklamácie a uplatnenie nároku musí mať špecialista právnej služby úplný balík zdrojových dokumentov. Tieto dokumenty sa môžu rodiť tak vo vnútri samotnej spoločnosti, ako aj z vonkajšej strany (od dodávateľov). Na zhromaždenie všetkých týchto fragmentovaných informácií je potrebná operatívna interakcia s rôznymi službami (účtovníctvo, predaj a iné oddelenia).

Nariadenie je dôležité podrobne spresniť otázky týkajúce sa zhromažďovania všetkých potrebných informácií pre právnikov v elektronickej podobe.

Systém musí byť nakonfigurovaný tak, aby:

  • všetky zdrojové dokumenty boli dodané dodávateľovi včas,
  • šablóny hotových dokumentov od právnikov boli automaticky zaslané na schválenie manažmentu,
  • realizovala sa možnosť úprav
  • bolo možné vysledovať všetky fázy práce s dokumentom,
  • Časové limity na prípravu nárokov a nárokov boli sledované.

3. Rýchlo vybavujte žiadosti

Advokáti musia pripraviť listy protistranám, kópie rôznych dokumentov, odpovede na žiadosť regulačných orgánov a orgánov činných v trestnom konaní atď. Zavedenie správy elektronických dokumentov vám umožní sledovať:

  • keď dodávateľ dostane žiadosť,
  • koľko času je na jeho vykonanie,
  • dátum odoslania dokončenej odpovede.

Tento druh kontroly vám umožňuje disciplinovať nielen právnika (vykonávateľa), ale aj iniciátorov žiadosti, čo prispieva k včasnému prenosu žiadosti a jej vykonaniu.

Celý postup práce s elektronickými požiadavkami musí byť opísaný v nariadeniach: podmienky žiadosti, požiadavky na úplnosť zdrojových údajov, čas na vybavenie žiadosti.

Na vývoj elektronického systému správy dokumentov je potrebné analyzovať súčasný systém správy dokumentov v spoločnosti, určiť hlavné úlohy a dokončiť projekt. Potom uveďte systém do prevádzky, zaškolte personál a upravte postup práce s elektronickou správou dokumentov v internom miestnom zákone (nariadenie, pokyny).

Obsah oddielu

Táto časť je určená tým, ktorí sa práve začínajú oboznámiť s témou správy elektronických dokumentov. Táto časť vám pomôže sformulovať základnú myšlienku správy elektronických dokumentov bez toho, aby ste sa hlboko venovali zložitým problémom. Čas na štúdium 1-1,5 hodiny.

Ak si chcete stiahnuť archív materiálov pre nezávislé štúdium - zaregistrujte sa. Potom budete mať k dispozícii súbor „Základy správy elektronických dokumentov pre podnik“. Čas na štúdium 20 hodín

Если вы преподаватель, и вас интересует дисциплина «Основы электронного документооборота и ECM», предлагаем вам набор лекционных материалов, практических и лабораторных заданий. Для его получения напишите нам или звоните +7 (3412)72-65-01.

ECM – это просто или сложно?

Dnes je 100% dokumentov v kancelárii vytvorených v elektronickej podobe, ale zatiaľ sa vytlačí viac ako 80% vytvorených dokumentov (na schválenie, zoznámenie, začatie)! Môže byť taký formát efektívny? Zdá sa, že zavedenie elektronickej správy dokumentov je z hľadiska rozhodovania najvhodnejším krokom ...

Podniková potreba zlepšenia v automatizácii sa však netvorí okamžite a až po prijatí množstva signálov dospeje manažment a zodpovední odborníci k záveru, že na vyriešenie aktuálnych problémov potrebuje podnik špeciálny informačný systém pre správu obsahu (systém ECM). To znamená, že je potrebné spravovať informácie vo všetkých fázach jej existencie, až kým nebudú zastarané.

Aby sme pochopili vyslovenú potrebu, aby sme videli aplikované výhody používania konkrétneho IT riešenia, je potrebné nielen „rásť“, ale tiež pochopiť, ako je systém ECM štruktúrovaný. Ktoré fázy správy informácií pokrýva infraštruktúra ECM? Čo je možné robiť s informáciami v každej fáze? Aké pravidlá upravujú procesy interakcie s informáciami? Ako sa rozsiahla teória premieta do praxe?

Táto časť nášho internetového zdroja zhromažďovala a štruktúrovala materiály, ktoré sa jednoducho týkajú zložitých problémov súvisiacich so správou podnikového obsahu.

Čo je elektronický dokument, EDMS, ECM

Existuje veľa definícií toho, čo je elektronický dokument, EDMS, ECM. Pokúsime sa vám dať čo najrozumiteľnejšie a najpútavejšie z nich.

Elektronický dokument - Toto je určitá skupina informácií (text, obrázok, zvukový záznam) uložená v počítači (súbory Word, Excel, atď.). K tejto sade informácií je priložená karta s atribútmi, rovnako ako knihy v knižnici sú sprevádzané indexom kariet. Podľa atribútov (meno, autor, dátum vytvorenia atď.). dokument je možné rýchlo nájsť.

workflow (workflow) je postupnosť akcií zamestnancov v rámci konkrétneho obchodného procesu. Napríklad: postupnosť krokov je „prijatie dokumentu, registrácia dokumentu, kontrola dokumentu, vykonanie dokumentu“ a obchodný proces je „práca s výzvami občanov“.

Elektronická správa dokumentov (EDO) je spôsob organizácie práce s dokumentmi, pri ktorom sa väčšina dokumentov používa v elektronickej podobe a ukladá sa centrálne.

Elektronický systém správy dokumentov (EDMS) je počítačový program (softvér, systém), ktorý umožňuje organizovať prácu s elektronickými dokumentmi (vytvárať, upravovať, vyhľadávať), ako aj interakcie medzi zamestnancami (prenos dokumentov, vydávanie úloh, zasielanie oznámení atď.).
EDMS sa tiež nazýva EDMS (Electronic Document Management Systems) - systém elektronickej správy dokumentov.

ECM (Enterprise Content Management) - v preklade tento pojem znie ako „správa podnikových informačných zdrojov (obsah, obsah, obsah)“. Tento koncept je o niečo širší ako EDMS. Pod systémom ECM sa rozumie súbor technológií, nástrojov a metód používaných na zhromažďovanie, správu, zhromažďovanie, ukladanie a poskytovanie informácií (obsahu) všetkým spotrebiteľom v organizácii. Napríklad, aby sa stal systémom ECM, EDMS musí obsahovať prostriedky na skenovanie dokumentov, zaručovať bezpečnosť dokumentov, zachovávať pravidlá ukladania dokumentov atď.

Presnejšie a „vedecké“ definície týchto a ďalších pojmov sa nachádzajú v slovníku pojmov. Odporúčame tiež, aby ste sa oboznámili s materiálmi rubriky Základy správy elektronických dokumentov.

Potrebujete systém ECM

Ak chcete posúdiť, či potrebujete EDMS alebo systém ECM, odpovedzte na nasledujúce otázky:

  • Dokážete okamžite nájsť ten správny dokument, keď hovoríte po telefóne s dôležitým partnerom?
  • môžete s istotou povedať, ktoré z objednávok, ktoré ste vydali, momentálne nie sú dokončené, ktoré sú už po splatnosti?
  • Ste si istí, že súčasná rýchlosť schvaľovania dokumentov vytvára pozitívny imidž vašej organizácie?
  • Ste spokojní s množstvom dokumentov, ktoré máte na stole?
  • môžete s istotou povedať, kde sa v súčasnosti nachádza dokument, ktorý ste vydali na schválenie?

Ak ste dali zápornú odpoveď na 3 alebo viac otázok, mali by ste vážne uvažovať o kúpe systému EDMS alebo ECM.

Odporúčame tiež, aby ste sa oboznámili s materiálmi sekcií:

Výhody správy elektronických dokumentov

Transparentnosť podnikových procesov, Systém umožňuje sledovať fázy obchodných procesov, vďaka ktorým sú všetky činnosti v organizácii úplne transparentné pre riadenie a kontrolu.

Zlepšovanie výkonnej disciplíny, Podľa štatistík 20% prijatých úloh nevykonávajú zamestnanci zodpovední za ne. Systém ECM poskytuje úplnú kontrolu nad všetkými fázami práce pre riadenie a priamo ovplyvňuje výkonnostnú disciplínu zamestnancov.

Znížený čas strávený manažérmi a zamestnancami, Používanie systému znižuje čas strávený takmer všetkými bežnými operáciami s dokumentmi (tvorba, vyhľadávanie, schvaľovanie atď.). Okrem toho dochádza k zrýchleniu pracovných postupov a ako výsledok všetkých procesov v organizácii.

Dôvernosť informácií, Únik dôverných informácií môže mať za následok milióny strát v organizácii. Na rozdiel od tradičnej „papierovej“ správy dokumentov poskytuje systém ECM prístup k dokumentom striktne v súlade s pridelenými užívateľskými právami, všetky činnosti v dokumente (čítanie, zmena, podpisovanie) sa zaznamenávajú.

Zhoda s ISO 9000, Zavedenie riadenia kvality sa stalo jednou z prioritných úloh, ktorým sa venujú ruské spoločnosti. Jednou z požiadaviek systému manažérstva kvality (QMS) je transparentná správa dokumentov a interakcia informácií. Výhody použitia systému ECM pri nastavovaní QMS:

  • zabezpečenie prísneho vykonávania oddielov normy ISO 9001: 2000 na správu dokumentov a záznamov,
  • podpora vykonávania predpisov zamestnancami v rámci popísaných obchodných procesov,
  • poskytovanie finančných prostriedkov na kontrolu prostredníctvom riadenia QMS.

Ľahké inovácie a vzdelávanie, Vďaka systému oznámení, ktorý je postavený na báze systému ECM, môžete rýchlo priniesť všetkým pracovníkom nové pracovné pravidlá. Čas na zaškolenie nových zamestnancov sa skracuje v dôsledku schopnosti rýchlo vyhľadať informácie potrebné pre prácu (nariadenia, pokyny atď.). Trasy a šablóny dokumentov sa ľahko menia a potom zamestnanci automaticky začnú pracovať novým spôsobom.

Rozvoj firemnej kultúry, Proces implementácie systému ECM vytvára a udržiava firemnú kultúru. Optimalizácia interakcie zamestnancov a rozvoj horizontálnych spojení vedie k budovaniu tímu. Zároveň narastá zodpovednosť každého zamestnanca za kvalitatívne plnenie zadania, ktoré mu bolo pridelené.

Konkurenčná výhoda, Implementácia systému ECM priamo ovplyvňuje konkurenčné výhody spoločnosti oproti iným účastníkom trhu. Zvyšuje rýchlosť a kvalitu služieb zákazníkom zrýchlením pohybu informačných tokov a presnou kontrolou všetkých procesov. Fungovanie dokonca veľkého podniku sa stáva mobilnejším a menej závislým od konkrétnych „nenahraditeľných“ zamestnancov.

Technológia ECM

K podnikovým informáciám (alebo obsahu) sa dá pristupovať tak z praktického, ako aj z teoretického hľadiska. Praktické aspekty ECM sú nepochybne zaujímavé predovšetkým kvôli ich obchodnému zameraniu. Avšak na to, aby sa celý rad praktických otázok mohol pretaviť do štruktúrovaného systému znalostí, je potrebný teoretický základ pre technický komponent. Aby ste to dosiahli, musíte venovať pozornosť zložkám životného cyklu uvedeným v kanonickej definícii z glosára AIIM (Asociácia pre správu informácií a obrázkov): snímanie (zachytávanie), riadenie (správa), ukladanie (ukladanie), ochrana (uchovávanie) a poskytovanie informácií ( dodať).

Informácie sa spravujú počas celého životného cyklu informácií: od ich vytvorenia alebo vstupu do organizácie až po doručenie konečnému používateľovi alebo zničenie po uplynutí doby uchovávania. Informácie prechádzajú všetkými procesmi organizácie, sú vytvárané a spracovávané v rôznych informačných systémoch a využívajú rôzne aplikácie, ale iba ECM zdôrazňuje, že by mal existovať jednotný prístup k riadeniu informácií počas celého životného cyklu.

Je potrebné venovať pozornosť skutočnosti, že z obchodného hľadiska sú fázy životného cyklu dokumentu dôležité, ktoré majú priamy vplyv na obchodné procesy, keď sa dokument zúčastňuje na pracovných postupoch. Z čisto technického hľadiska tieto etapy nenesú výrazné sémantické zaťaženie, sú označené všeobecným pojmom „správa dokumentov“.

Prečítajte si viac o technológiách správy informácií v článkoch:

Funkčnosť a klasifikácia systémov EDMS a ECM

Podľa výskumnej spoločnosti Gartner možno systémy ECM klasifikovať ako podporujúce najmenej tri zo šiestich funkcií:

  • správa dokumentov (výpis / vrátenie, kontrola verzií, bezpečnosť, zoskupovanie dokumentov atď.),
  • spoločná práca na spoločných dokumentoch a podpora projektových tímov,
  • skenovanie dokumentov a správa obrázkov z papierových dokumentov,
  • správa záznamov pre dlhodobé archívne ukladanie, automatizácia pravidiel a predpisov týkajúcich sa uchovávania, zaručenie súladu záznamov s právnymi predpismi a regulačnými predpismi,
  • workflow na podporu obchodných procesov, smerovanie obsahu, prideľovanie pracovných úloh a stavov, sledovanie trasy a kontrolu vykonávania,
  • Správa webového obsahu na automatizáciu publikácií; dynamická správa obsahu a interakcia používateľa s týmito úlohami.

V súlade s počtom implementovaných funkcií sa EDMS delí na:

  • kancelárske systémy
  • elektronické archívy
  • systémy pracovných tokov
  • zložité alebo ECM systémy.

S touto témou sa môžete zoznámiť v záhlaví sekcie „Funkčné SED a ECM“:

Príklad obchodného procesu v systéme ECM

Nasleduje schéma obchodných procesov v zápise BPMN, ktorá zvažuje príklad práce v systéme ECM s prichádzajúcimi dokumentmi (registrácia, pozorovanie, vykonanie), ktoré organizácia prijala poštou, faxom, e-mailom a podlieha registrácii. Dokument sa do systému vkladá okamžite po prijatí do organizácie a potom sa „pohybuje“ v elektronickej podobe.

Osvedčené postupy na organizovanie obchodných procesov v systéme ECM

Pre organizácie, ktoré pracujú v EDMS / ECM, sa vynára príležitosť zjednodušiť administratívu a zamerať sa na obchodné procesy. To znamená, že registrácia dokumentov a kontrola objednávok tajomníkom sa v tomto prípade používa iba pri práci s odchádzajúcou a prichádzajúcou korešpondenciou, pre interné dokumenty sú tieto kroky vylúčené. To neznamená, že všetky obchodné procesy sa zastavia a nikto nerobí nič a nekontroluje. Vykonávanie určitých objednávok sa vykonáva ako súčasť úloh a úloh (workflow), pričom sa sleduje stav, v ktorom môžete tiež kontrolovať priebeh procesu. Zároveň sa zvyšuje počet horizontálnych úloh v rámci štandardných obchodných procesov alebo „prípadov“, v ktorých nie je potrebné prechádzať koordinačnými reťazcami s vyššími manažérmi.

Systém ECM sa často stáva „obehovým“ systémom podniku a ovplyvňuje mnoho obchodných procesov, čo im umožňuje byť efektívnejší. Budeme hovoriť podrobnejšie o osvedčených postupoch pri organizovaní takejto práce.

Ako získať priateľov ERP a ECM systémy

ERP (Enterprise Resource Planning) je stratégia podnikového riadenia zameraná na optimalizáciu zdrojov (produkčných, finančných, pracovných) prostredníctvom informačného systému.

Aj keď systémy ERP aj ECM pracujú s podnikovými informáciami, povaha týchto informácií je úplne iná. Základom týchto systémov ERP sú dobre štruktúrované informácie. Dokument systému ERP je jasne definovaná forma (opisujúca jeden zo zdrojov - financie, materiálne aktíva, výrobné zariadenia), kde súbor detailov zodpovedá ich hodnotám a určitej logike spracovania.

Dokument systému ECM (jednotka obsahu) sú primárne neštruktúrované informácie. Pre systém ECM nie je rozdiel - textový dokument, tabuľka, videosúbor alebo výkres. Systém rovnako dobre zahrnie takéto dokumenty do procesov obchodného schválenia, pridelí práva alebo vyhľadá požadovaný dokument.

Integrácia ERP a ECM v podniku je pravdepodobne najprirodzenejším a najmenej rizikovým spôsobom, ako skombinovať funkčnosť týchto systémov.

Prečítajte si viac o integrácii systémov ERP a ECM:

Čo by ste od systému ECM nemali očakávať

V súčasnosti sa komplexná automatizácia podnikov buduje integráciou viacerých systémov, z ktorých každý rieši určitý rozsah problémov. Preto je veľmi dôležité správne určiť, čo presne by sa malo implementovať v každom systéme.

Systém EDMS a ECM sa primárne zameriava na prácu s neštruktúrovanými informáciami, takže pokusy o vyriešenie niektorých problémov v ňom nebudú účinné.

Zvážte najbežnejšie požiadavky zákazníkov, ktorých implementácia v systémoch EDMS a ECM by mala byť primeraná.

HR administrácia, Napriek tomu, že riadenie ľudských zdrojov priamo súvisí s dokumentmi, nie je úlohou tohto smerovania správa dokumentov samotných, ale účtovníctvo a personálne riadenie. Je potrebné získať rôzne vzorky od personálu (podľa vzdelania, pohlavia, špecialít, dátumu prijatia / prepustenia atď.), Pretože tieto informácie by sa mali uchovávať v štruktúrovanej podobe v databáze, a nie vo forme samostatných nestrukturovaných dokumentov. Vytvorenie každého dokumentu by sa malo odraziť na zmene stavu zamestnancov, preto na automatizáciu riadenia ľudských zdrojov je vhodnejšie používať na uchovávanie neštruktúrovaných informácií špecializované systémy riadenia zamestnancov, ktoré možno integrovať do systému ECM (životopisy, fotografie, personálne príkazy atď.). Okrem toho je užitočné automatizovať procesy koordinácie týchto dokumentov v systéme ECM.

Účtovanie finančných dokumentov, Podobná situácia je v prípade štruktúrovaných finančných dokumentov: faktúry, faktúry, vykonané úkony atď. Špecializované účtovnícke systémy, ako aj špecializované moduly systému ERP, sú určené pre dane a účtovníctvo, ktoré sú založené na primárnych dokumentoch. Systém ECM ich nemôže nahradiť, hoci skenovanie a organizácia elektronického archívu skenovaných obrázkov finančných dokumentov sú úlohami EDMS. Potreba implementovať takéto riešenia zvyčajne vzniká pri veľkom množstve dokumentov a účastníkov obchodných procesov, ktoré budú pracovať s finančnými dokumentmi ako dokumenty EDMS pri zohľadnení prístupových práv, digitálnych podpisov atď.

Kombinované používanie systémov ECM a ERP je užitočné na týchto úrovniach:

  • ukladanie obrázkov dokumentov v ECM, ktoré sa uchovávajú v ERP,
  • ukladanie správ ERP v ECM, vrát. podpísané digitálne podpisy,
  • koordinácia dokumentov a záznamov adresárov ERP pomocou systému ECM.

Okrem toho je teraz možné vymieňať si finančné dokumenty (faktúry, zmluvy, faktúry a akty) s protistranami v elektronickej podobe. A uloženie takýchto dokumentov v EDMS poskytne ďalšiu výhodu. Viac informácií.

Materiály užitočné pre štúdium tejto témy budú:

Najmä pre účtovníkov sme pripravili malú učebnicu (zbierka článkov):

Analýza a modelovanie obchodných procesov.

Na analýzu a modelovanie obchodných procesov sa spravidla používajú systémy triedy BPM (Business Process Management). Sú to špecializované nástroje podnikovej analýzy podniku alebo externej konzultačnej firmy. Simulované obchodné procesy môžu obsahovať akcie, ktoré sa netýkajú dokumentov, vykonávané manuálne (napríklad doručovanie dokumentov kuriérom), externé subjekty (napríklad dodávatelia) alebo s podporou iných tried systémov (ERP, CRM).

Klasický EDMS môže poskytnúť niektoré informácie na analýzu obchodných procesov (napríklad vo forme správ o oneskoreniach pri vykonávaní určitých druhov úloh). Je to však iba malá časť údajov potrebných na úplnú analýzu.

Je vhodné integrovať EDMS a systémy modelovania podľa referenčných údajov, napríklad podľa typov dokumentov alebo organizačnej štruktúry. Okrem toho bude efektívne využívať EDMS ako poskytovateľa údajov na analýzu existujúcich obchodných procesov, ktoré sa vykonávajú v EDMS.

Na druhej strane systémy správy dokumentov dostupné na trhu často presahujú rámec EDMS a priblížia sa k triede systémov BPM, potom tieto schopnosti môžu zahŕňať jednu alebo druhú funkčnú skupinu pre analýzu a modelovanie.

Viac informácií o umiestnení systému ECM si môžete prečítať pod nadpisom Miesto ECM v podnikovom informačnom systéme.

Účinok vykonávania

Posúdenie účinku projektu ECM je v podstate rovnaké ako hodnotenie efektívnosti projektu IT a hodnotenie projektu IT z vyhodnotenia akéhokoľvek projektu v spoločnosti.

Иногда компании могут внедрять информационные технологии, практически не задумываясь об экономическом эффекте. Je to možné v prípadoch, keď je potrebné pokryť problémy v oblasti IT, ktoré si nevyžadujú ďalšie odôvodnenie. Napríklad nákup počítača pre sekretára alebo zavedenie účtovného systému. Motívom je tu vyspelosť technológií spoločnosti, bez ktorých sa spoločnosť jednoducho nemôže považovať za efektívnu. V iných prípadoch je účinok takmer nemožný vypočítať, hoci potreba implementácie je nepochybná. Výpočet účinku je niekedy drahší ako samotná technológia (napríklad poskytovanie neobmedzeného prístupu na internet pre zamestnancov). Vo všetkých týchto prípadoch sa pozornosť viac venuje projektovým nákladom a potenciálu riešenia, napríklad ako ľahko možno pomocou implementovaného systému vyriešiť ďalšie úlohy spoločnosti.

EDMS a riešenia na ňom založené sa nedajú vždy pripísať systémom, ktorých účinok je jasný. Neuplatňujú sa tradičné metódy analýzy efektívnosti využívania aktív na informácie, ani vzorec „pomer zisku k celkovým nákladom je účinnosť“. Dôvodom je skutočnosť, že informácie sú nehmotným majetkom zúčastňujúcim sa na výrobe spolu s materiálnymi a pracovnými zdrojmi. Implementácia systému ECM je sprevádzaná zmenou obchodných procesov a nákladov práce. Náklady na informačné systémy vrátane ECM sú vo väčšine prípadov nepriame náklady, ktoré sa dajú vypočítať iba na jednotku výstupu pomocou nejakého modelu ekonomického plánovania, ktorý je často ťažké formalizovať.

Aká je implementácia systému ECM

Výber a získanie systému ECM je iba prvým krokom k budovaniu elektronickej správy dokumentov v organizácii. Predtým, ako systém začne fungovať a skutočne sa začne uplatňovať, proces implementácie pokračuje. Ak ste ešte nikdy nezaviedli žiadny informačný systém, vysvetlíme, čo je implementácia a prečo je potrebná.

Implementácia systému ECM zvyčajne pozostáva z nasledujúcich krokov:

  • organizácia projektu, pridelenie zamestnancov (projektový manažér a pracovná skupina),
  • podnikové výskumné a konštrukčné riešenia na použitie systémov ECM,
  • vyladenie a prispôsobenie systému ECM,
  • školenie personálu
  • skúšobná prevádzka.

Podnik môže zorganizovať implementačný proces samostatne alebo so zapojením implementačnej spoločnosti tretej strany. V prvom prípade to bude vyžadovať viac času a úsilia zo strany našich zamestnancov, čas implementácie sa pravdepodobne oneskorí. V druhom prípade bude potrebné zaplatiť za služby tretej strany značné finančné náklady, ale načasovanie a výsledok projektu budú zaručené.

V každom prípade sú pre úspešnú implementáciu povinné tieto pravidlá:

  • aktívna účasť manažmentu na implementácii a používaní systému ECM,
  • identifikácia a hĺbkové školenie kľúčových zamestnancov na implementáciu a podporu systému ECM,
  • organizácia školení pre všetkých používateľov a poskytovanie pokynov na prácu so systémom.

Neustále aktualizované odporúčania týkajúce sa organizácie procesu implementácie nájdete v našej sekcii Implementácia správy elektronických dokumentov.

Problémy a riziká zavedenia systému ECM

Problémy a riziká spojené s implementáciou systému ECM sa v mnohých ohľadoch zhodujú s projektmi na implementáciu iných podnikových informačných systémov a vedú k nasledujúcim skutočnostiam: negatívne následky:

  • porušenie podmienok projektu,
  • porušenie rozpočtu projektu,
  • neúplné dosiahnutie cieľov (systém funguje, ale nie úplne: menej / horší, ako sa plánovalo),
  • úplné zlyhanie implementácie (po implementácii systém naozaj nefunguje).

Špecifickosť rizika pri implementácii systému ECM je to spojené s tým, že v krátkom časovom období je potrebné previesť väčšinu zamestnancov na úplne nové metódy práce pre nich (čítanie dokumentov v elektronickej podobe, prijímanie elektronických rozhodnutí a podpisy vedenia, atď.). Medzi najcharakteristickejšie riziká zavedenia systému ECM patria:

  • Konzervatívni používatelia, odmietnutie nových pracovných metód,
  • nízka počítačová gramotnosť bežných používateľov a vrcholového manažmentu,
  • neštruktúrované procesy (nedostatok predpisov),
  • nedostatočné / nedostatočné technické vybavenie,
  • fuzzy projektové riadenie.

Spôsoby, ako sa vyhnúť rizikám všeobecne štandard:

  • podrobný predbežný návrh systému ECM v tomto podniku,
  • jasné pokyny a osobný príklad vedenia,
  • školenie personálu a podpora pri riešení problémov.
  • fázová implementácia.

Spoľahlivosť a platnosť elektronického dokumentu

Oblasť správy elektronického obsahu a elektronickej interakcie sa v súčasnosti aktívne rozvíja. Legislatíva sa vyvíja, niektoré normy sú v nej stanovené aj po tom, čo sa v živote etablovali, a niektoré sa naopak objavujú so zavedením legislatívnych aktov.

Určenie spoľahlivosti a právneho významu papierového dokumentu je zrozumiteľným postupom pre všetkých: tento dokument musí mať potrebné podpisy a pečate. Ako však určiť presnosť elektronického dokumentu?

Z tohto dôvodu elektronický podpis (EP) - Je to požiadavka na elektronický dokument určený na ochranu pred falšovaním. ES vám umožňuje identifikovať vlastníka podpisu a zistiť, či nedošlo k zmenám v elektronickom dokumente po jeho podpísaní.

Vo svojom najjednoduchšom zastúpení funguje mechanizmus EP takto. Je pridelené certifikačné stredisko (oddelenie alebo externá organizácia), ktoré pomocou špecializovaného softvéru generuje pre každého používateľa takzvané „kľúčové certifikáty“. Kláves ES je jedinečná postupnosť znakov. Pozostáva zo súkromného kľúča (je k dispozícii iba jeho vlastníkovi, s jeho pomocou môže vlastník podpísať elektronický dokument) a verejného kľúča (je k dispozícii každému, s ktorým môžete určiť, kto podpísal elektronický dokument a kedy).

Pri používaní systému ECM sú všetky „ťažkosti“, s ktorými sa užívateľ môže stretnúť, skryté. Používateľ by mal spravidla jednoducho zvoliť požadovanú funkciu: „Podpísať dokument“ (dokument podpísaný elektronickým podpisom sa pre zmeny súčasne uzavrie) alebo „Získať informácie o podpisoch“. Zákonnosť elektronických dokumentov uznávajú súdy a tretie strany.

Ak si chcete prečítať otázku používania elektronických podpisov, pozrite si časť Iba o elektronickom podpise / digitálnom podpise.

Ak chcete študovať rôzne oblasti legislatívy - zoznámte sa s materiálmi kapitoly Normatívne dokumenty a právne aspekty.

Koncepčné prístroje a typy správy elektronických dokumentov

Elektronická správa dokumentov (EDO) je systém automatizovaných procesov spracovania elektronických dokumentov, ktorý implementuje koncepciu „bezpapierovej papierovania“.

Vývoj a aktívne zavádzanie správy elektronických dokumentov sa začalo v 90. rokoch, keď sa na ruský trh objavilo veľké množstvo programov automatizácie kancelárskych priestorov. Odvtedy sa tento priemysel aktívne rozvíjal. Stále viac organizácií sa snaží zaviesť systém elektronického riadenia dokumentov s cieľom zvýšiť efektívnosť pracovného času a minimalizovať náklady na manuálne spracovanie dokumentov.

Hlavným prvkom správy elektronických dokumentov je elektronický dokument vytvorený pomocou nástrojov počítačového spracovania informácií a uložený ako súbor jedného formátu alebo iný na počítačovom médiu.

Zavedenie správy elektronických dokumentov umožňuje spoločnosti získať nasledujúce výhody:

  • jednorazová registrácia dokumentu, ktorá vám umožní jeho presnú identifikáciu v systéme,
  • paralelné vykonávanie niekoľkých operácií, skrátenie času pohybu dokumentu a zvýšenie efektívnosti vykonávania,
  • nepretržitý pohyb dokumentu, ktorý umožňuje identifikovať osobu zodpovednú za jej vykonanie kedykoľvek počas procesu,
  • jednotnú databázu dokumentov s vylúčením možnosti duplikácie,
  • efektívne vyhľadávanie dokumentu s minimálnymi informáciami o ňom,
  • efektívny systém podávania správ, ktorý vám umožňuje kontrolovať pohyb dokumentu v každej fáze pracovného toku.

V závislosti od špecifík organizácie existuje niekoľko typov správy elektronických dokumentov:

  • výroba EDI,
  • Správa EDI
  • archivácia,
  • HR EDI
  • Účtovníctvo EDI
  • sklad EDO,
  • technologický EDO,
  • Tajné a dôverné EDI.

Môže existovať toľko systémov elektronickej správy dokumentov, koľko ich je. V prípade potreby môžete automatizovať správu súkromných dokumentov.

Funkcie a efektívnosť EDI

Súbor potrebných funkcií EDI je určený úlohami, ktorým čelí automatizácia správy dokumentov v spoločnosti. Základné funkcie EDI môžu byť nasledujúce:

  • vytvorenie elektronickej verzie dokumentu,
  • vytvorenie karty s atribútom dokumentu,
  • tvorba textu z hotovej šablóny s nahradením premenných hodnôt z karty dokladu,
  • hľadať dokladové karty,
  • vytvorenie elektronického dokumentu pomocou šablóny na hlavičkovom papieri organizácie,
  • ukladanie dokumentov v rôznych formátoch,
  • vytváranie trás dokumentu a riadenie jeho pohybu,
  • vedenie časopisov, klasifikátorov a príručiek,
  • registrácia a klasifikácia dokumentov zaregistrovaných v programe,
  • zasielanie upomienok a upozornení,
  • schvaľovanie dokumentov
  • generovanie správ o pohybe a vykonávaní dokumentov.

Účinnosť využívania správy elektronických dokumentov v organizáciách sa hodnotí kvantitatívne a kvalitatívne. Kvantitatívne ukazovatele je možné merať a hodnotiť z hľadiska nákladov na materiál a čas:

  • skrátenie času na spracovanie a tvorbu dokumentov v priemere o 75%: registrácia, rozposielanie, vyhľadávanie, vykonávanie kontrolných operácií,
  • zrýchlenie pohybu informačných tokov: prenos dokumentu z jednotky do jednotky alebo partnerskej spoločnosti, príprava štandardných dokumentov, koordinácia, rýchlosť šírenia informácií v rámci spoločnosti,
  • šetrenie materiálov a zdrojov vo forme zníženia nákladov na kancelárske potreby, spotrebný materiál a skladovanie dokumentov.

Ukazovatele kvality sa hodnotia z hľadiska zlepšovania a rozvoja niekoľkých aspektov spoločnosti:

  • zvýšenie produktivity práce zamestnancov až o 25% vďaka prítomnosti jediného informačného priestoru, zjednodušeniu procesov tímovej práce, efektívnej kontrole vykonávania dokumentov,
  • zníženie rizika straty dokumentov,
  • zvýšiť rýchlosť schvaľovania a schvaľovania dokumentov,
  • zvyšovanie podnikovej kultúry.

Ako ukazuje prax, ekonomický efekt zavedenia systému elektronickej správy dokumentov v podniku bude väčší, čím viac zamestnancov bude zapojených do EDI.

Požiadavky na systémy správy elektronických dokumentov

Systém elektronickej správy dokumentov (EDMS) je špeciálna aplikácia, ktorá účastníkom umožňuje výmenu elektronických dokumentov právneho významu. Všetky systémy elektronickej správy dokumentov je možné klasifikovať podľa niekoľkých kritérií:

  1. EDS s pokročilými systémami ukladania a vyhľadávania. Ich druhé meno sú elektronické archívy.
  2. EDS s rozvinutými systémami smerovania, ktoré zabezpečujú pohyb dokumentov po určených trasách.
  3. EDS so systémom na podporu riadenia organizácie a zhromažďovania vedomostí. Typicky tieto systémy kombinujú vlastnosti predchádzajúcich dvoch. V takomto systéme je navyše možné použiť pevné aj voľné smerovanie. Podobné EDMS sa používajú vo veľkých spoločnostiach a vládnych agentúrach.
  4. EDS s podporou tímovej práce. Tieto systémy sú zamerané na organizovanie kolektívnej práce zamestnancov, aj keď sú geograficky oddelené. Umožňujú vyhľadávať informácie, diskusie a stretnutia, vrátane skutočných a virtuálnych, ako aj služby na ukladanie a publikovanie dokumentov.
  5. EDS s doplnkovými službami: riadenie projektu, e-mail, fakturácia, služba CRM.

Najobľúbenejšie funkcie EDMS sú:

  1. Uchovávanie a vyhľadávanie dokumentov.
  2. Podpora kancelárskej práce.
  3. Smerovanie a kontrola vykonávania dokumentov: príprava trás dokladov, podpora akcií počas trás, informovanie zamestnancov o prijatí nového dokumentu, automatická kontrola načasovania vykonania.
  4. Príprava analytických správ, ako je správa o súčasnom zamestnaní, o práci na dokumentoch a o oneskorených objednávkach.
  5. Zabezpečenie informačnej bezpečnosti, vrátane autentifikácie užívateľa, podpory elektronického digitálneho podpisu, šifrovania dokumentov a listov, auditu práce v systéme.

Niektoré EDS majú špecifické funkcie, ktoré vám umožňujú rozšíriť možnosti použitia integráciou s inými systémami.

Charakteristickým rysom ruského vnútorného systému správy elektronických dokumentov organizácie je jej vertikálna orientácia: dokument musí prejsť radom schválení a schválení od vyššieho manažmentu pred tým, ako sa dostane k dodávateľovi. Okrem toho v domácej kancelárskej práci existujú také neoddeliteľné súčasti, ako sú systém registrácie, príprava správ a kontrola vykonávania. V tejto súvislosti sú najznámejšími EDMS na ruskom trhu produkty miestnych vývojárov (pozri obr.).

Obr. Graf dopytu rôznych EDMS v ruských spoločnostiach

Ako si vybrať EDMS vhodný pre vaše podnikanie

Keďže vývojári ponúkajú veľa programov automatizácie kancelárií, je dôležité pri výbere jedného alebo druhého EDMS urobiť chybu. Existuje niekoľko dôležitých kritérií, podľa ktorých môžete pochopiť, či je program pre spoločnosť vhodný alebo nie.

  1. Splatnosť EDMS vrátane času jeho existencie na trhu, počtu spoločností, ktoré systém úspešne uplatnili vo svojej práci, dostupnosť aktualizácií. Nové systémy majú vysokú pravdepodobnosť chýb a následkom toho zlyhania v organizácii správy elektronických dokumentov spoločnosti.
  2. Súlad s normou organizácie.
  3. Súlad s cieľmi a cieľmi spoločnosti.
  4. Úroveň technickej podpory EDMS od vyvíjajúcej sa spoločnosti počas inštalácie a počas prevádzky.
  5. Možnosť zmeny EDMS v prípade rozšírenia organizácie.
  6. Dostupnosť dokumentácie pre správu alebo zmenu nastavení EDS.
  7. Ochrana EDS. Systém by mal zabezpečiť ochranu informácií v súlade s bezpečnostnou politikou spoločnosti.
  8. Čas potrebný na obnovenie EDMS po poruche.
  9. Náklady na EDS vrátane nákladov na nákup, licenciu, správu a technickú podporu.

Výber systému závisí od toho, čo si od neho plánuje zákazník vziať, aké zdroje má a aká je úroveň rozvoja spoločnosti v oblasti správy elektronických dokumentov.

S cieľom konečne určiť, ktorý EDMS sa má v podniku nainštalovať, sa odporúča vykonať niekoľko jednoduchých krokov:

  • vykonať porovnávaciu analýzu niekoľkých EDMS, ktoré najlepšie spĺňajú požiadavky,
  • odhadnúť náklady na vlastníctvo programu,
  • študovať licenčné schémy a zvoliť najlepšiu možnosť,
  • oboznámiť sa s rozsahom služieb poskytovaných dodávateľom,
  • Preskúmajte ukážkové videá
  • nainštalovať demo verziu programu,
  • študovať funkčnosť EDMS a vyzdvihnúť najdôležitejšie z hľadiska spoločnosti.

Po komplexnej analýze získaných údajov môžete urobiť konečné rozhodnutie o inštalácii programu v podniku.

Implementácia správy elektronických dokumentov

Implementácia správy elektronických dokumentov v organizácii nie je taká jednoduchá úloha. Nestačí len kúpiť program, nainštalovať ho do počítačov a uviesť ho do prevádzky. Úspech implementácie závisí od niekoľkých podmienok.

  • Aktívna účasť na automatizácii kancelárií vedením spoločnosti. K úspešnému dosiahnutiu tohto cieľa pomáha rýchle riešenie organizačných otázok súvisiacich s implementáciou EDI, ako aj vplyv na stredných manažérov a podriadených, ktorí odolávajú inováciám.
  • Dodržanie krokov inštalácie vám umožní dodržať požadované termíny a splniť rozpočet.
  • Záujem kľúčových používateľov. Pri automatizácii pracovných postupov je potrebné brať do úvahy záujmy tých zamestnancov, ktorí budú v programe priamo pracovať.
  • Správna príprava projektovej dokumentácie pomôže vyhnúť sa nezrovnalostiam medzi dodávateľom a zákazníkom počas prevádzky systému.

Čím viac sa tieto zásady zohľadňujú v procese implementácie, tým vyššia je pravdepodobnosť, že prechod podniku na správu elektronických dokumentov bude úspešný.

Postup pri organizovaní správy elektronických dokumentov v spoločnosti je nasledujúci.

  1. Vypracovanie technických špecifikácií.
  2. Výber IT riešení.
  3. Opis obchodných procesov.
  4. Vypracovanie odhadov, harmonogramov, zoznamu potrebných zdrojov a celkového pracovného plánu.
  5. Implementácia správy elektronických dokumentov.
  6. Testovanie programu.
  7. Spustenie EDMS do prevádzky.
  8. Monitorovanie používania systému.

V procese zavádzania EDMS v podniku nevyhnutne vzniknú problémy a riziká, čo povedie k porušeniu termínov začatia projektu, k prekročeniu rozpočtu, k neúplnému dosiahnutiu cieľov, ktorým EDMS čelí, alebo k úplnému prerušeniu vykonávania programu.

Špecifickosť rizík pri implementácii EDI, ako aj pri implementácii akéhokoľvek informačného systému v celej organizácii je daná skutočnosťou, že v relatívne krátkom čase je potrebné presunúť významnú časť zamestnancov na nové a nezvyčajné metódy práce pre nich. Medzi hlavné riziká patrí:

  • Konzervatívnosť zamestnancov
  • nedostatočná počítačová gramotnosť pracovníkov,
  • nedostatok predpisov pre hlavné procesy,
  • zlé technické vybavenie
  • nedostatok jasného riadenia projektu.

Aby sa predišlo nechceným problémom pri organizácii elektronickej správy dokumentov, je potrebné podrobne navrhnúť prácu EDMS v spoločnosti, zorganizovať jej fázové zavedenie, vyškoliť zamestnancov a poskytnúť mu operatívnu podporu pri riešení problémov spojených s prácou EDMS.

Zavedenie elektronickej správy dokumentov vo všeobecnosti nie je len inováciou, ale radikálnym krokom k modernému riadeniu informačných tokov. Podľa CNews Analytics je domáci trh EDMS jedným z najaktívnejšie sa rozvíjajúcich segmentov IT priemyslu. Je to preto, že hlavným spotrebiteľom programov je verejný sektor a záujem štátu zabezpečuje stabilitu celého trhu.

Elektronická správa dokumentov ako súčasť implementácie integrovaného systému automatizácie podnikania

Denis Seleznev, vedúci automatizácie: 1F prax v KSK Group, najväčšej poradenskej holdingovej spoločnosti zaoberajúcej sa vývojom a inštaláciou vlastného jedinečného programu automatizácie podnikania, First Form, nám povedal, ako organizovať a spúšťať systém elektronického riadenia dokumentov:

„Niektoré spoločnosti, najmä malé, sa domnievajú, že automatizácia obchodných procesov v spoločnosti s cieľom ušetriť peniaze môže byť vykonaná po častiach - najprv účtovníctvo, potom papierovanie a potom všetko ostatné. Takéto imaginárne úspory môžu následne viesť k veľkým nepríjemnostiam a potrebe ďalších nákladov. Predstavte si, že spoločnosť sa vyvíja, stojí pred úlohou spojiť všetky rôzne programy do spoločného systému, ale často sa ukazuje, že je to nemožné alebo takmer nemožné. Rôzne programy automatizácie nedokážu pracovať v jedinom režime a musíte spustiť proces automatizácie od samého začiatku.

Je oveľa výhodnejšie, jednoduchšie a pohodlnejšie okamžite nainštalovať integrovaný systém, ktorý pokrýva všetky obchodné procesy v spoločnosti a má schopnosť expandovať v prípade nových obchodných procesov. Skupina KSK ponúka svojim zákazníkom jedinečný vývoj - komplexný systém „First Form“. Medzi jeho výhody patrí rýchlosť implementácie, prispôsobiteľnosť systému rôznym obchodným úlohám, jednoduchosť, mobilita a ziskovosť. Malo by sa poznamenať, že „prvý formulár“ má fixné náklady a počas prevádzky si nebude vyžadovať dodatočné náklady od zákazníka. Zaručujeme tiež kvalitnú technickú podporu a školenie zamestnancov. “