Užitočné tipy

E-mailová obchodná korešpondencia

Predstavte si na okamih, že váš milenec zachádza ďaleko a čoskoro ho uvidíte. Moderný vývoj ľudstva však poskytuje mnoho spôsobov komunikácie a udržiavania kontaktu. Okrem telefónu sú tu aj písmená. Bežné poštové a elektronické. Ktoré sú lepšie?

Ak nemáte vy a váš potenciálny adresát internet po ruke, otázka sama od seba zmizne. Ale ak existuje takáto príležitosť? E-mail je, samozrejme, omnoho pohodlnejší a rýchlejší, ale je pekné držať v rukách stránky, ktoré napísal váš drahý človek.

„Elektronickosť“ listov toto je nepochybne nová úroveň komunikácie. Po rýchlosti sa však niektoré výhody poštových listov stratia. 90% služieb elektronickej pošty mi neumožňuje vyjadriť sa pri výbere papiera, farieb a rukopisu. Iba zopár nedávno poskytlo užívateľovi obrovský výber „papiera“ - pozadia, farby písmen a písiem. Ale stále ...

Osobne ma teší, že dostávam listy v bežnej poštovej schránke, je pekné mať v rukách pravidelnú obálku. A niekedy je pekné, že to trvalo nejaký čas, kým sme to odoslali. Koniec koncov, rýchlosť nie je vždy dobrá.

V e-mailoch sa stále niečo stráca ... umenie písania listov sa stráca ... Podpis sa pridáva automaticky ... je tu malý priestor pre individualitu ... je tu malý priestor pre dušu.

Nie, samozrejme, existuje duša, ale sada znakov na klávesnici a písanie rukou sú dve rôzne veci. A ich energia je iná. Rukopisom môžu profesionálni psychológovia určiť nielen náladu človeka v čase písania, ale aj vnútorné problémy, môže vytvoriť psychologický obraz človeka.

Býval tam celok etiketa na písanie, V závislosti od stavu a postavenia adresáta, dôvodu listu a osobných vzťahov medzi ľuďmi. Nesprávne vybraná adresa alebo dokonca papier môžu výrazne pokaziť postoj adresáta k autorovi listu a dospieť k záveru, že adresát nie je vzdelaný. Musíte uznať, že takéto jemnosti sa stratili v e-maile a kultúra písania všeobecne. Môžete porovnať, ako napísali listy naše rodičia a babičky a ako sa to robí teraz. Nehovoriac o tom, že je všeobecne nemožné porovnávať súčasné príklady epistolárneho žánru s dobami Alexandra Puškina.

Teraz je maximálnym cieľom študovať pravidlá obchodnej etikety v obchodných listoch. A potom - teraz je minimálna. Elektronická obchodná korešpondencia medzi obchodnými partnermi umožňuje veľké slobody a zjednodušenia. Poštové listy sa obmedzujú na dodanie pôvodných zmlúv kuriérom.

Je smutné, že ľudia, ktorí chcú tento proces urýchliť, pripravujú seba a adresáta o také príjemné maličkosti, ktoré sa dajú dosiahnuť iba osobne napísaným listom. Závod o rýchlosť nám neumožňuje zastaviť sa a zhlboka sa nadýchnuť. Naši predkovia, ktorí žijú v tomto svete, sú omnoho menej ako priemerní moderní obyvatelia planéty Zem, mali oveľa viac voľného času ako my. To všetko je úžasné. Beží akoby v začarovanom kruhu.

Pamätáte si, ako predtým deti písali listy celým triedam detí z bratských republík? A potom po mnoho ďalších rokov korešpondovali, zostali v kontakte. Ale v skutočnosti, čo ich spájalo? Len písmená. A prišli navštíviť jeden druhého, a potom boli priateľmi rodín. A teraz odpoviete na list od cudzinca z inej krajiny, ktorý poštár vložil do vašej poštovej schránky? S najväčšou pravdepodobnosťou si myslíte, že je to hlúpy vtip alebo je to podvod. Vo všeobecnosti nie je pravdepodobné, že odpoviete. Aká škoda.

Píšte si navzájom! Pomysli na starého priateľa z detstva, ktorý išiel žiť v inej krajine! Urobte si čas predovšetkým pre seba!

Pri vytváraní e-mailov musia byť vyplnené všetky polia

Pravidlá obchodnej korešpondencie e-mailom ukladajú odosielateľovi listu povinnosť vyplniť všetky polia uvedené v e-maile, ako je adresa a meno príjemcu a odosielateľa listu. Nezabudnite opísať tému, ktorá stručne popisuje podstatu zaslaného listu. Osud zaslaného listu a rýchlosť riešenia problému, ktoré je v ňom uvedené, veľmi často závisia od správne opísanej témy. Firemný e-mail by mal začať pozdravom - to je priamy prejav úcty k príjemcovi, ktorý je v korešpondencii veľmi dôležitý. Po uvítaní by mal nasledovať text, ktorý sa nazýva „telo listu“, a na konci zostane podpis, napríklad „S pozdravom, Brisov Pyotr Ivanovič.“

Pozdrav v obchodnej korešpondencii

V tomto okamihu je potrebné ďalej sústrediť vašu pozornosť, pretože gesto úcty je v každom prípade obchodnej komunikácie veľmi dôležité. Najlepšie uvítacia fráza je „Dobré popoludnie“ alebo „Dobrý deň“. Uskutočňovanie obchodnej korešpondencie e-mailom obmedzuje odosielateľa na používanie fráz „Dobrý večer“ alebo „Dobré ráno“, pretože príjemca si môže list prečítať oveľa neskôr ako po jeho prijatí. Tiež nie je správne používať hovorové výrazy používané v neformálnej komunikácii pri pozdrave.

Po pozdravoch so slovami alebo slovami by ste sa mali obrátiť na príjemcu podľa mena a mecenáše, a ak meno nie je odosielateľovi známe, môžete tento okamih preskočiť. Po uvítacom príhovore môžete pristúpiť k uvedeniu účelu listu.

Priložené súbory v obchodnej korešpondencii e-mailom

Ak hlavným účelom listu nie je iba písomné rozprávanie a vyjadrenie podstaty problému, ale aj zaslanie spisu, potom je lepšie priložiť najprv zaslaný predmet. Často sa stáva, že mnoho odosielateľov z dôvodu nepozornosti, keď v texte listu uviedli podstatu problému, zabudlo pripojiť potrebnú prílohu. Takáto nedbanlivosť môže mať nepriaznivý vplyv na obchodné meno odosielateľa obchodného listu.

E-mailová adresa musí byť rozpoznateľná a stručná

Pravidlá obchodnej korešpondencie e-mailom zaväzujú odosielateľa mať rozpoznateľné elektronické meno, ktoré musí obsahovať pravdivé informácie o mene odosielateľa. Úradné listy a odvolania nevyzerajú veľmi stručne a hlúpo, ak sú v e-mailovej adrese uvedené neformálne výrazy alebo slová, napríklad e-mailová adresa limon_petya. Pre dospelých to vyzerá veľmi solídne. Pre obchodnú korešpondenciu je lepšie vytvoriť samostatný e-mail a dodržiavať etiketu obchodnej korešpondencie e-mailom.

Pomocou funkcie rýchlej odpovede (odpovede) môžete odpovedať na predtým prijaté listy

Funkcia Odpovedať alebo Odpovedať (v skrátenej podobe vyzerá ako Re :) pomáha užívateľovi rýchlo reagovať na predtým odoslané správy od odosielateľa. Táto funkcia má tiež univerzálnu schopnosť čítať predchádzajúcu korešpondenciu s partnerom na danej téme. Pravidlá obchodnej korešpondencie e-mailom však zaväzujú odosielateľa premenovať predmet obchodného listu, ak sa počas korešpondencie zmení podstata diskusie.

Pred odoslaním obchodného listu je potrebné vykonať korektúry pravopisných chýb a interpunkcie.

E-mail zjednodušuje výmenu informácií, ale počas obchodnej korešpondencie nezanedbávajte pravidlá ruského jazyka, pretože neopatrná chyba môže ovplyvniť autoritu odosielateľa. Pred odoslaním listu by ste mali text niekoľkokrát skontrolovať a starostlivo skontrolovať, či sa v ňom nevyskytujú chyby v kancelárii a interpunkcii. Mnoho e-mailových klientov má funkciu kontroly pravopisu, preto by ste mali venovať pozornosť slovám podčiarknutým červenou čiarou. Ak máte pochybnosti o pravopisu, mali by ste vyhľadať pomoc na internete alebo skontrolovať pravopis pomocou slovníka pravopisu.

Pole pre príjemcu sa musí vyplniť ako posledné

Aby sa zabránilo zasielaniu nedokončených alebo neupravených listov, adresa príjemcu obchodného listu by sa mala zadať v poslednú chvíľu pred odoslaním. Toto pravidlo je zahrnuté aj v základoch podnikovej e-mailovej komunikácie. Stáva sa, že pri vyplňovaní poľa pre adresáta môže e-mail ponúknuť zoznam predtým použitých príjemcov, mali by ste tu tiež venovať pozornosť, aby ste omylom neposlali obchodné listy adresátovi tretej strany.

Štruktúra obchodného listu

Pravidlá štruktúrovania textu platia nielen pre papierové médiá, ale aj pre pravidlá obchodnej korešpondencie prostredníctvom e-mailu. Nie je vždy vhodné, aby príjemca čítal veľké množstvo textu písmen na obrazovke monitora. Na zjednodušenie tohto bodu by ste mali rozdeliť text na logicky vytvorené malé odseky a vyhnúť sa komplikovaným vetám pri písaní textu obchodných listov. Optimálna dĺžka jednej vety v obchodnom liste by nemala byť viac ako pätnásť slov.

Podstata obchodného listu by sa mala uviesť vo veci samej

Okrem špecifikovanej témy obchodného listu by sa príjemca mal zaujímať aj o jasne formulovanú prvú a druhú vetu hlavného textu. Úlohou odosielateľa je na začiatku listu uviesť podstatu problému alebo otázky, na ktorú sa adresát obráti. V prvej vete by sa mal uviesť účel, na ktorý sa obchodný list posiela. Vzor: „Informujeme vás, že podmienky záväzku podľa zmluvy č. 45 z 2. januára 2017„ O dodávke sypkých materiálov “sa končia. Na obnovenie zmluvy by ste mali predložiť opakovaný balík dokumentov. ““ Vďaka stanovenému cieľu má príjemca príležitosť ponoriť sa do hlavnej myšlienky obchodného listu. Ak je text listu príliš veľký, je lepšie použiť funkciu pripevnenia objektu ako prílohu vo forme textového dokumentu, ale zároveň ponechajte sprievodnú esej, ktorá pokrýva obchodné písmeno, textovým poľom. Ukážka: „Posielame vám na kontrolu elektronickú kópiu listu spoločnosti„ Mak-Stroy “. Žiadame vás, aby ste informovali o svojom rozhodnutí o predĺžení zmluvy č. 45 z 2. januára 2017 „O dodávke sypkých materiálov“ do termínu uvedeného v liste. “

Každý firemný e-mail by mal byť zodpovedaný.

Existujú negatívne príklady obchodnej korešpondencie, keď príjemca z akéhokoľvek dôvodu ignoruje obchodný list. Niekedy skutočne môžu nastať prípady, keď nie je možné dať odpoveď z dôvodu určitých situácií, napríklad, termín na vyriešenie problému môže trvať niekoľko dní alebo je príjemca premýšľaný a nemôže okamžite odpovedať na otázku. V takom prípade by sa k tejto téme mala uviesť krátka poznámka, napríklad: „Dobrý deň, Petr Ivanovich. Dostal som váš list, ale dnes je pre mňa ťažké odpovedať, pretože by som mal konzultovať s vyšším manažmentom. Váš problém nahlásim generálnemu riaditeľovi našej spoločnosti a do konca týždňa ho oficiálne odpovieme. S úctou obchodný riaditeľ Ivan G. Belov. ““

Je potrebné si uvedomiť, že ak odpoveď nebola poskytnutá do troch pracovných dní, skutočnosť, že príjemca obchodného listu nie je odpoveďou, sa dá posúdiť ako ignorovanie a odmietnutie komunikácie s odosielateľom.

Pri príprave odpovedí by sa mali zodpovedať všetky položené otázky

Ak je list zaslaný príjemcovi výsluchový, mali by ste pri zostavovaní listu odpovedať na otázky v poradí, v akom sa nachádza v prijatom texte obchodného listu. Ak boli položené otázky, odosielateľ dúfa, že dostane konkrétne odpovede. Pri písaní listu by odpovede nemali byť očíslované, stačí uviesť myšlienku v poradí. Aby ste mohli odpovedať na všetky položené otázky, musíte najskôr niekoľkokrát prečítať prijatý obchodný list a v prípade príliš veľkého množstva otázok je lepšie ich napísať osobitne, aby vám nepremeškali. Ak nie je možné odpovedať na niektoré položené otázky, je potrebné zdôrazniť, že v súčasnosti z nejakého dôvodu nie je možné dať odpoveď.

Nepoužívajte skratky, emotívny dizajn a veľké písmená

Existujú negatívne príklady obchodnej korešpondencie, keď ju odosielateľ riedi pomocou neformálnych znakov vo forme úsmevov. Ich použitie je populárne pri komunikácii na sociálnych sieťach, pravidlá obchodnej korešpondencie však takéto prejavy emócií nevítajú, pretože príjemca nemusí poznať svoj skutočný význam a brať ich za nezrozumiteľný súbor interpunkčných chýb.

Tiež by ste nemali odmietnuť písať text veľkými písmenami. Na internete sa skupina slov napísaná veľkými písmenami nazýva „honosné frázy“ a častejšie také vety majú negatívnu farbu. Pri čítaní elektronického obchodného listu môže príjemca považovať také písmo za negatívne, čo nepriaznivo ovplyvní vnímanie významu. Ak potrebujete v obchodnom liste zdôrazniť dôležitosť okamihu, je lepšie použiť úvodné vety, napríklad: „Upozorňujeme, že ak chcete predĺžiť zmluvu najneskôr do 2. 10. 2017, musíte predložiť balík dokumentov“ alebo „Upozorňujeme, že dokumenty na predĺženie zmluvy by sa malo predložiť do 02/10/2017. “

Neprenášajte citlivé informácie prostredníctvom e-mailu

Pri prenose osobných alebo dôverných informácií je lepšie odmietnuť elektronické poštové schránky, pretože hrozí, že kybernetickí zločinci budú odpočúvať informácie na použitie pre svoj osobný prospech. Medzi tieto informácie môžu patriť: telefónne čísla, heslá z bankových kariet, osobné bankové účty atď. Je dôležité pamätať na to, že tieto informácie sú uložené na serveri poštového agenta a môžu byť ukradnuté v prípade hackerstva.

Podpis odosielateľa musí byť na konci listu.

Ako už bolo spomenuté, každý zaslaný list musí obsahovať osobitný podpis. Vývojári poštových schránok často zavádzajú funkciu bloku podpisov, do ktorého môžete zadávať svoje údaje na pozíciu, meno a telefónne číslo kontaktu. Následne sa tento blok automaticky zobrazí na konci každého písmena, čo zjednoduší písanie. Je dôležité správne podpísať správu, aby príjemca mohol pri odpovedi na list správne kontaktovať odosielateľa. Príklad podpisu by mohol vyzerať takto: „S pozdravom, vedúci predaja Petrov Nikolay Alexandrovich, +79810000000“.

Z toho možno vyvodiť závery, že na pochopenie toho, ako vykonávať obchodnú korešpondenciu prostredníctvom e-mailu, sa nemusíte učiť ďalšie a zložité základy. Je potrebné iba dodržiavať základné pravidlá etikety a dodržiavať normy ruského jazyka.